القيمة العالية في مؤتمرات الفيديو عبر الإنترنت

تتحول مؤتمرات الفيديو على نحو سريع إلى وسيلة حيوية ومنخفضة التكلفة للمنظمات المتوسطة الحجم والشركات الصغيرة إلى المتوسطة التي ترغب في تخفيض تكاليف السفر وتعزيز اتصالاتها بالعملاء وزيادة مستويات التعاون بين بيئات العمل الموزعة بين أماكن متعددة.
كانت مؤتمرات الفيديو تقليدياً مرتفعة التكلفة لمعظم الشركات، وكانت الشركات الكبيرة بميزانياتها الضخمة هي الوحيدة القادرة على تحمل تكلفة المعدات وتجهيز الغرف التي تتطلبها هذه التقنية. وكانت تتوافر نظم أقل سعراً ولكنها بطيئة ومزعجة واستخدامها محدود بالنسبة للشركات الصغيرة إلى المتوسطة، وذلك قبل ظهور مؤتمرات الفيديو عبر الشبكة.
وأدت تقنية الإنترنت إلى تغيير المعادلة تماماً، حيث انخفضت التكلفة بشكل كبير وارتفعت جودة بث الوسائط المتعددة، حيث تعمل مؤتمرات الفيديو عبر الشبكة على الشبكات المحلية والعريضة وكذلك على شبكة الإنترنت بشكل عام، محولة سطح المكتب العادي والكمبيوتر المحمول إلى هواتف فيديو تعمل في اتجاهين.
وتتيح هذه التقنية لمجموعة من الأشخاص المتواجدين في مواقع مختلفة إقامة مؤتمر فيديو بطريقة منخفضة التكلفة. وإلى جانب الصوت والصورة، توفر تقنية مؤتمرات الفيديو عبر الشبكة إمكانية المشاركة في البيانات والتطبيقات وإمكانية استخدام لوحات العرض التفاعلية. ومن المؤكد أنها ستعتبر تكملة بالغة الأهمية لمجموعة وسائل الاتصال الخاصة بالشركات، مثل البريد الإلكتروني والرسائل الفورية وهاتف الإنترنت وغيرها.
أضواء وكاميرا...
تقدم تقنية مؤتمرات الفيديو تفاعلاً في الزمن الحقيقي وجهاً لوجه مع العملاء والموظفين المتواجدين في أماكن بعيدة وشركاء الأعمال، وذلك دون الاضطرار إلى السفر الذي يستهلك وقتاً ومالاً. ويمكن للشركات الاستفادة من مؤتمرات الفيديو لأي غرض تقريباً عند احتياجها إلى القيام بزيارات خارج الموقع، حيث يشمل ذلك عرض المنتجات واجتماعات المبيعات واجتماعات الشركة أو فريق المشروع وإعلانات الشركة ودورات التدريب وأبحاث المجموعات وفعاليات إطلاق المنتجات الجديدة واللقاءات التنويرية للمحللين ووسائل الإعلام والندوات والاجتماعات مع المستثمرين والمديرين والمساهمين. وسيكون بمقدور المنظمات بناءً على ذلك الحصول على العديد من المزايا المهمة:
ـ تحسين الإنتاجية: حيث يمكن لمؤتمرات الفيديو عبر الشبكة تحسين عمل الفريق في جميع قطاعات الشركة وتسريع دورة المشروع ووقت الوصول إلى السوق، وتسريع عملية اتخاذ القرار واكتساب القدرة على بيع المزيد خلال فترة زمنية قصيرة وإلغاء بعض مكالمات الخدمات والمبيعات وتحسن المشاركة في المعلومات وسرعة الاستجابة، وتقليل دورات المبيعات والمساهمة في إيجاد عمليات أكثر كفاءة للأعمال.
ـ تخفيض النفقات: تجد جميع الشركات تقريباً أن مؤتمرات الفيديو عبر الشركة تقلل بدرجة هائلة نفقات السفر المرتبط بالإعمال والالتزامات الزمنية، بل ويمكنها تقليل التكاليف المتعلقة بتقديم التقارير والخاصة بالتدريب وبث الاتصالات في جميع قطاعات الشركة.
ـ تفاعلات أكثر عمقاً مع العملاء: ستستطيع الشركات عقد اجتماعات وجهاً لوجه مع العملاء وشركاء الأعمال على نحو متكرر وبث معلومات أكثر وإبقاء الآخرين على اطلاع على آخر التطورات المتعلقة بالشركة ومنتجاتها وتدعيم العلاقات مع العملاء.
وتعتبر مؤتمرات الفيديو عبر الشبكة أقل تكلفة بدرجة كبيرة (وأكثر فعالية) مقارنة بمعظم النظم التقليدية. والمكونات المطلوبة بسيطة للغاية: جهاز كمبيوتر، كاميرا، ميكروفون، متصفح إنترنت وبرنامج مؤتمرات فيديو، وهي جميعها مكونات غير مكلفة بل ومتوافرة بالفعل لدى معظم الشركات. ومن المؤكد أن الشركات ستحتاج إلى شبكة جيدة نظراً لأن الشبكة هي المكون الأساسي لجميع اتصالات مؤتمرات الفيديو. وبالتالي فمن الضروري ألا تقوم الشركات بالسعي إلى تقليل تكلفة شبكتها، حيث إن مؤتمرات الفيديو عبر الشبكة تتطلب نطاقاً عريضاً لإرسال الصور عبر الشبكة. والشركة المتوسطة أو الصغيرة التي ترغب في فهم المتطلبات التقنية بتفاصيل أكثر سيكون عليها ما يلي:
ـ اختيار شبكة متكاملة من شركة واحدة متخصصة في تقنية المعلومات وذلك لضمان انسجام جميع المكونات مع بعضها البعض. ويجب أن تكون جميع مكونات الشبكة مصممة للغرض المقصود منها، وهذا يعني أن بمقدورها العمل معاً لتلبية احتياجاتك الحالية وفي المستقبل، الأمر الذي سيتيح لشركتك تركيب خدمات جديدة على الشبكة كلما احتجت إليها وبأقل مجهود. وعلى المدى البعيد فإن ذلك سيؤدي إلى تقليل التكلفة وتحقيق أداء أفضل وتحسين فرص النمو وسرعة الاستجابة وتحسين العمليات.
ـ عليك اختيار خدمة شبكة واسعة WAN تسمح ببث صور عالية الجودة في الزمن الحقيقي. تذكر أن اتصالات المودم ISDN لن تحقق الجودة المطلوبة.
ـ قم باختيار اتصال نطاق عريض متجانس، حيث يعني ذلك وجود السرعة نفسها لدى الطرفين المرسل والمستقبل عبر الشبكة. وتقنيات DSL والكيبل والخط المخصص تعد جميعها خيارات جيدة.
ـ ضمان أمن الشبكة، حيث إنه من المهم أن تكون الاتصالات آمنة لأنه سيتم على الأرجح تبادل المعلومات بين الشركة والعميل. عليك دراسة استخدام شبكة خاصة افتراضية VPN وتأكد من أن اتصالات مؤتمر الفيديو ستمر عبر جدار ناري.
ـ تأكد من موثوقية وتوافر الشبكة حيث تعمل الشبكة كما ينبغي عند استخدامها في مؤتمرات الفيديو. ومن الضروري أن تتميز الشبكة بالقابلية للتكيف إلى جانب وجود نظم احتياطية، وكذلك تطبيق سياسات جودة الخدمة QoS التي تعطي أولوية لحركة المرور المهمة مثل الوسائط المتعددة.
ـ ضمان إمكانية نمو الشبكة ومرونتها، حيث إن نظم مؤتمرات الفيديو يجب أن تكون قادرة على التوسع من مستخدمين قلائل إلى مجموعات ضخمة حيث تتماشى مع نمو الشركة واستخدام تطبيقات جديدة أكثر ابتكاراً.
وتستطيع الشركة ببعض المعدات والبرامج وإدخال تحسينات على الشبكة إنشاء نظام لمؤتمرات الفيديو عبر الشبكة بسهولة وأمان، ومن المؤكد أن هذه التقنية ستضيف بعداً جديداً على كيفية تنفيذ الشركات لأعمالها. وتتيح مؤتمرات الفيديو في الزمن الحقيقي إقامة سلسلة كاملة من الاجتماعات دون الاضطرار لمغادرة المكتب، الأمر الذي يمكن من تفادي تكاليف السفر الباهظة وضياع الوقت. وهذه التقنية تعد من أسهل وأسرع الطرق للمساعدة على تحسين الإنتاجية وسرعة الاستجابة والقدرة على المنافسة، وسيكون بمقدورك إجادة استخدامها بعد تجربتها لمرات قليلة فقط وبسهولة كبيرة – حيث ستتعجب لأنك كنت تقوم بأعمالك دون استخدام هذه التقنية المدهشة والمبسطة.