تنفيذ المشروع
عندما تحظى خطة تنفيذ المشروع بموافقة أصحاب العلاقة الأساسيين، بمن فيهم مالك المشروع والإدارة العليا وفريق المشروع، يبدأ العمل على تنفيذ مراحلها، ومن ثم تسليم الأعمال المنجزة، التي يجب أن تنال موافقة رسمية من صاحب العمل حتى يعتبر المشروع مكتملاً.
ويتطلب إنجاز المشروع بذل الجهد وتوفير الموارد المختلفة لكي يتمكن فريق العمل والأطراف الأساسية الأخرى، من القيام بجميع النشاطات التي تتطلبها خطة العمل بأسلوب ناجح وتام. وتحقيق ذلك قد يتطلب إجراء بعض التغييرات والتعديلات على خطة العمل بما في ذلك إضافة أو إلغاء بعض النشاطات التي تتضمنها خطة تنفيذ المشروع المعتمدة، وغيرها من الأمور التي ينبغي توضيح دورها بدقة، وتحديد الجهة المسؤولة عن العوامل التي أدت إلى ذلك، فضلاً عن توضيح كيف ستتصرف تلك الأطراف من خلال الشروط التعاقدية، لمعالجة التداعيات التي يمكن أن تؤثر سلباً في أهداف المشروع إن لم تتم معالجتها.
وعليه، ينبغي لفريق المشروع تدوين البيانات الخاصة بكل نشاط على حدة، والتي تشمل تواريخ البدء والموعد المتوقع لتسليم الأعمال المكتملة كافة، ونسبة إنجاز الأعمال التي تم البدء في تنفيذها ولم تكتمل بعد. وقد تكون هناك حاجة إلى تدوين تواريخ ومواعيد النشاطات التي تم وقفها لأسباب مختلفة حالت دون الاستمرار في إنجازها. وبالطبع، يجب تدوين الأسباب التي أدت إلى اتخاذ قرار وقف تلك النشاطات وتحديد الجهات المسؤولة عن ذلك.
ويضاف إلى ذلك، أنه يجب تدوين حجم الموارد التي يتم استثمارها في إنجاز كل نشاط على حدة، ويمكن أن تشمل عدد ساعات عمل الموارد البشرية وغير البشرية مثل المعدات، والمواد التي تم استهلاكها إضافة إلى المصروفات التي أنفقت في سبيل تلك النشاطات.
وعقب تدوين تلك البيانات والموافقة عليها، تبدأ مرحلة تحليلها وتوضيح أثرها في النشاطات الأخرى التي يجب إنجازها حتى يكتمل المشروع، ومن ثم مقارنة ذلك بما كان مفترض أن يتم إنجازه تبعاً للخطة الأصلية المعتمدة. ويجب أيضاً دراسات نقاط الاختلاف بعد إجراء المقارنة، وتحديد أسبابها والأطراف المسؤولة عنها، ليصار بعد ذلك إلى بحث الحلول المتوافرة التي يمكن لفريق العمل أن يوصي بها لمعالجة النتائج غير المرغوبة التي قد تنجم في حال الاستمرار في تنفيذ ما تبقى من نشاطات بنفس الأسلوب أو الطريقة التي اتبعت في الفترة السابقة. وقد تشتمل تلك التوصيات على تعزيز موارد بشرية وغير بشرية، وزيادة ساعات العمل، وإجراء تغييرات في فريق العمل، وكذلك اعتماد مبالغ إضافية بهدف تسريع عجلة إنجاز الأعمال المتبقية.
ويجري تدوين وتحليل بيانات الإنجاز بشكل دوري، ويمكن أن يتم ذلك يومياً أو أسبوعياً أو نصف شهري، حسبما تقضيه طبيعة المشروع ومدة الإنجاز. ويفضل ألا تتجاوز دورة التدوين مدة أسبوعين، لأن ذلك قد يحول دون تحقيق الهدف من عملية المتابعة. وعند الانتهاء من تحليل بيانات الأعمال المنجزة خلال فترة معينة، تبدأ عملية إعداد تقرير سير العمل الذي يوضح المرحلة التي بلغها المشروع، والأعمال التي تم تسليمها، والمشكلات التي اعترضته، وتداعياتها، وحجم الموارد البشرية وغير البشرية التي تم استثمارها في الفترة المعنية، بما في ذلك المصروفات وأثرها في الميزانية المعتمدة للمشروع، والتغييرات التي تم اعتمادها كافة بما في ذلك زيادة أو خفض ميزانية المشروع، فضلاً عن تحديد الطرف الذي أقّر التغيرات والأسباب التي دفعته إلى ذلك. ويُختتم التقرير بالتوصيات التي يقترحها فريق عمل المشروع للفترة المقبلة والمتعلقة بما تبقى من أعمال، بهدف الوقوف على المشكلات التي واجهت المشروع في الفترة السابقة، إن وجدت، وأثرها في ما تبقى من أعمال.
وربما تكون هناك حاجة إلى إعداد تقارير عن سير العمل، تختلف من حيث درجة التفصيل تبعاً للطرف الذي المكلف بدراسة التقرير المعني. والهدف الأساسي من تلك التقارير يتمثل في إطلاع الأطراف الأساسية في المشروع، على الأعمال التي تم إنجازها والمصاعب التي اعترضت سير تلك الأعمال، لإبداء الرأي واقتراح التوصيات، وتحديد ما يلزم القيام به من أجل تطبيق هذه التوصيات بشكل كامل وصحيح وخلال المدة الزمنية المحددة.
الرئيس التنفيذي ومؤسس شركة "سي إم سي إس"*