مكاتب إدارة المشاريع والبرامج بين الواقع والطموح

محمد ذياب -استشاري نظم معلومات وأعمال

لقد تطور موضوع إدارة المشاريع بشكل كبير في السنوات الأخيرة بما يواكب التحديات والتوقعات والمتطلبات وخاصة في المؤسسات الكبيرة والتي تعتمد على البرامج والمشاريع في تحقيق رؤيتها وطموحاتها وأهدافها الاستراتيجية.ومع الزيادة المضطردة في تقدم ونضج موضوع إدارة المشاريع بشكل عام، إلا أن ازدياد الضغوط من الإدارات العليا وأصحاب العمل لم يدع فرصة حقيقية لمنهجية إدارة المشاريع المنفردة في أن تؤدي العمل المطلوب منها مع تراكم المشاريع ووصولها لأرقام عالية جدا تتجاوز الامكانيات الحقيقية لتنفيذ هذه المشاريع ضمن المؤسسات الكبيرة في القطاعين العام والخاص.وانعكست هذه المشاكل في أداء المؤسسات من حيث عدد المشاريع التي يتم تنفيذها مقارنة بالعدد الإجمالي للمشاريع التي يتم إقرارها ورصد الميزانيات لها ، وعدد المشاريع التي يتم إلغاؤها أو إرجاؤها لأمد غير محدود ، أو تلك المشاريع التي تتجاوز الكلفة المقدرة لها، أو الوقت المقر لتنفيذها، أو أنها تقشل في تقديم المخرجات المطلوبة من هذه المشاريع بالمواصفات والنوعية التي تم بناء عليها إقرار هذه المشاريع.
وقد ورد في إحصائيات رسمية منسوبة إلى معهد إدارة المشاريع أن نسبة الفشل هذه تتجاوز 78% ، أي أن 3 من أصل 4 مشاريع تفشل ضمن التعريف الوارد أعلاه لمعنى الفشل. وتكون هذه الظاهرة أكثر وضوحا عندما تكون طبيعة المشاريع والمعطيات والمخرجات ذات طبيعة غير مادية وغير حسية كما هو الحال في مشاريع تقنيات المعلومات المتقدمة والتي تتداخل مع بعد إدارة الأعمال وبعد الثقافة المؤسسية كما هو الحال في المبادرات الاستراتيجية لهذه المؤسسات.
ولهذا السبب، فقد أسست مجموعة متخصصة على الانترنت للبحث في مواضيع إدارة المشاريع المتقدمة ، علما بأن عدد أعضاء هذه المجموعة يتجاوز 1126 عضوا من العاملين والنتخصصين والمهتمين في هذا المجال ومن حميع أنحاء العالم.
ومن هذه المشاريع المتقدمة أذكر وعلى سبيل المثال:
1-إدارة المشاريع الكبيرة والمعقدة والمرتبطة بالتخطيط الاستراتيجي للمؤسسات.
2-إدارة باقات المشاريع كمجموعات مترابطة ومتداخلة من المشاريع ذات اعتماديات بينية واضحة بين هذه المشاريع.
3-مكاتب إدارة المشاريع والبرامج.
4-تقييم كفاءة مدراء المشاريع حسب منهجيات قياسية وضمن أفضل الممارسات.
5-تقييم القدرة المؤسساتية على تنفيذ وإدارة المشاريع وباقات المشاريع.
6-تقييم أداء وتنفيذ إدارة المشاريع حسب مؤشرات الأداء القياسي والمتوازن.
ومن ضمن هذه المواضيع التي تجد إقبالا متزايدا من المؤسسات العامة والخاصة ، نجد موضوع مكاتب إدارة المشاريع والبرامج PMO والتي تفتقد الكفاءة والفاعلية في كثير من الحالات بحيث أنها تقتصر أحيانا على مهمات التنسيق وتجهيز التقارير الدورية للمشاريع ولكن دون التحكم في محريات التنفيذ ودون وجود إدارة فعالة للمشاريع والبرامج قيد التنفيذ. ومن المضحك المبكي أحيانا أن نجد أن مكتب إدارة المشاريع يصبح مكتبا لتواجد مدراء المشاريع مع استمرار حالة الانفصال التام بين هذه المشاريع إلا في حالة التناقض أو التنافس على الموارد وعلى استقطاب اهتمام الإدارة العليا لهذه المشاريع كل على حدة وبشكل منفصل ومستقل عن المشاريع الأخرى.
أما الظاهرة الأخرى اللافتة للنظر في هذه النماذج غير الناجحة لمكاتب إدارات المشاريع والبرامج، فهي إما الافراط أو التفريط في موضوع استخدام الأدوات المناسبة لعملية الإدارة هذه.
هناك من يركزون وبشكل مفرط على الأدوات البرمجية الخاصة بإدارة المشاريع وباقات المشاريع والبرامج بحيث تنعدم البساطة والكفاءة في إدارة المشاريع والتوجه إلى درجات عالية من التعقيد الفني والتقني بحيث تتحول الأداة إلى هدف بحد ذاتها، وهناك من يتجاهلون هذؤه الأدوات والتقنيات ويميلون إلى الطرق اليدوية أو الأدوات البسيطة واستخدامها فوق طاقتها وإمكانياتها المحدودة مما يؤدي إلى انخفاض الكفاءة وتدني مستويات الجودة والدقة في إدارة المشاريع والبرامج الكبيرة.
ولهذه الأسباب ولغيرها، فقد تم تأسيس مبادرة جديدة تحت مسمى P3M-FOCUS لتغطية التحديات والمتطلبات والطموحات والتوقعات من إدارة المشاريع وباقات المشاريع والبرامج وذلك من خلال تطوير المهارات والخبرات الفردية والمؤسساتية في هذهه المجالات ، وتقديم خدمات استشارية متخصصة لتحديد المشاكل والمعوقات والطرق الناجعة للتعامل معها، ولتقديم حلول خاصة (أدوات وبرمجيات ومنهجيات) من شركات وجهات عالمية متخصصة في هذه المجالات.