خطة العمليات والإدارة

بعد أن عرفنا- بشكل مختصر- كيف نضع خطة للمنتج أو الخدمة التي تريد أي منشأة جديدة بيعها، وكيف نحلل السوق من أبعادها الثلاثة: المنافسين والعملاء والبيع، ننتقل اليوم لنلقي نظرة مختصرة على الأمور العملياتية المهمة التي يجب على أي رائد أعمال معرفتها. ولكي نحافظ على هذا التسلسل خلال الأسابيع الثلاثة الماضية، سنظل نستخدم المثال نفسه الذي استخدمناه في المقالات السابقة، وهو منتج عبارة عن أداة تستخدم مرة واحدة في العمليات الجراحية.
وللتوضيح أكثر، سنفترض أننا سنقوم بتصنيع هذا المنتج كاملا، وبيعه للمستهلكين النهائيين، وعلى هذا، نستطيع تقسيم خطة العمليات بالشكل التالي:
1. مرحلة الإنتاج: ويجب علينا توضيح كيفية الإنتاج التي تشمل الآلات والمعدات ومواصفاتها التقنية وكيفية تشغيلها وصيانتها، والمواد الخام المستخدمة في الإنتاج ومواصفاتها ومصادرها وكيفية إدارة الجوانب اللوجستية منها، ويكون هناك وصف وافٍ لمراحل الإنتاج ولوازمها من موظفين ومساحة وطاقة.
2. مرحلة التخزين والبيع: وتتضمن هذه الخطوة شروط تخزين البضاعة الجاهزة للبيع من مساحة ودرجة حرارة وطريقة رص البضاعة الجاهزة للبيع. كما يجب أن نوضح كيفية نقل البضاعة من المخزن للعميل كما وكيفا، وما العلاقة بين المخزن وفريق المبيعات وطريقة انسياب العمل بينهما.
3. مرحلة ما بعد البيع: وتشتمل على توضيح علاقة قسم المبيعات بالإنتاج فيما يتعلق بشكاوى العملاء أو اقتراحاتهم وإدارة الطاقة الإنتاجية لتغطية احتياجات عملائنا. كما تتضمن هذه المرحلة توضيحا عن كيفية انسياب المعلومات من قسم المبيعات إلى قسم التسويق والمحاسبة كأمور التحصيل وتقييم العملاء والمنتج.
ولكل مشروع هناك جوانب عملياتية خاصة به، فالمشاريع الصناعية تختلف عن المشاريع التجارية أو الخدمية، والمهم هو الإحاطة بكل العمليات الرئيسة التي تتعلق بالشركة أو المؤسسة.
أما فيما يتعلق بالهيكل الإداري، وهو الهيكل الذي يوضح العلاقة الهرمية والأفقية بين مختلف أقسام المنشأة، فإن معظم المنشآت الجديدة خصوصا الصغيرة منها تعتمد على هيكل إداري وظيفي، أي أن نقسم العمل بناء على العمل الذي يقوم به كل قسم، كقسم الإنتاج والبيع والمحاسبة والأمور الإدارية، بعكس المنشآت الكبيرة أو المعقدة، التي قد تعتمد على هيكل إداري جغرافي أو بناء على القطاع لكل نشاط من أنشطة الشركة.
نختم في الأسبوع المقبل بالحديث عن الخطة المالية.