هيئة لتنسيق مواعيد المؤتمرات والفعاليات العلمية ووضع قوانينه وتنظيماته
أصبحت المؤتمرات والمنتديات والفعاليات العلمية والمعارض جزءا مهما من ثقافتنا وأخيرا أصبحت تزداد أنواعها وتتابع مواعيدها أسبوعياَ ويومياَ. ومع الربكة التي تحصل بين التاريخين الهجري والميلادي والإجازات وزحف شهر رمضان قليلاَ إلى موعد بدء الدراسة وعودة الطلاب للمدارس أصبحت الفترة الوحيدة المناسبة لعقد تلك المؤتمرات هي الفترة من منتصف شوال وحتى شهر جمادى الأولى. وبذلك أصبح هناك زخم وضغط شديد لعدد المناسبات في تلك الفترة الوجيزة. حتى أن بعض تلك المؤتمرات قد تتضارب مواعيدها. لذلك فإنه لا بد من وجود لجنة أو هيئة منظمة للمؤتمرات لتنسيق مواعيد تلك المؤتمرات والفعاليات ويتم وضعها على الإنترنت ويلزم ويقيد كل منظم لأي مؤتمر بأن يسجل أولا مؤتمره وعنوانه وتاريخه في السجل. ومن لا يتقيد بذلك فإنه لا يسمح له بإقامة المؤتمر. وأن يكون من مهامها وضع كتيبات إرشادية للمنظمين وأنظمة وكادر وقوانين وبروتوكولات للتحكم في جودة مستوى المؤتمر أو الفعالية والتأكد من فائدة المؤتمر ومدى جدواه العلمية أو ما سيضيفه من فائدة للمجتمع. والأهم هو التأكد من سلامة المبنى وتقيده بأنظمة الحريق والسلامة، والتأكيد على المنظمين بوجود خطة للإخلاء والإسعاف للحضور في الحالات الأمنية ونقاط التجميع للإخلاء ـ لا قدر الله ـ من المخاطر والأعمال التخريبية. وبالرغم من أن تلك المؤتمرات لها تكاليف عالية وتحتاج إلى مجهودات ولجان متعددة وتحتاج إلى فترة أشهر طويلة من الإعداد للبرنامج وأوراق العمل وترتيب القاعات إلا أنها أحيانا تقابل بنوع من اللا مبالاة من بعض الحضور الذين قد لا يحترمون الذوق العام. وهم قلة ولكن الإزعاج الذي يسببونه يقلق الجميع ويفقدهم التركيز والاستفادة من المحاضرات ويقلل الفائدة المرجوة للمؤتمر وضياع مجهودات القائمين عليه. لذلك يلجأ منظمو تلك المؤتمرات عالمياَ لوضع هيكل إرشادي لتنظيم تلك المؤتمرات ووضع قوانين وأدبيات وإرشادات للتحكم في مستوى المؤتمر. وهذا الهيكل الإرشادي يوضح برنامجا زمنيا وتعليمات وطقوس لكل لجنة من اللجان المنظمة للمؤتمر ولجانه المختلفة سواء الإعلامية أو العلمية أو العلاقات. ومواعيد إرسال الدعوات وطلب الأوراق ورؤساء الجلسات وتصميم شعار وهوية المؤتمر وحجز القاعة وترتيبات المقاعد والطعام وتوفير موظفي الاستقبال والحراسة والأمن. ولكن ما تغفله عادة هذه الإرشادات هو أن هناك أدبيات وبروتوكولات وتعليمات للحضور والمحاضرين ومنظمي أو رؤساء الجلسات يجب أن يتبعوها للحصول على الفائدة المنشودة من المؤتمر أو الفعالية. كما أننا قد ننفرد عن غيرنا بكثرة المجاملات والمديح والشكر للمنظمين والمتحدثين الذي يضيع جزءا كبيرا وثمينا من وقت الحضور. ومن خبرتي في حضور العديد من تلك المؤتمرات فإنني أرى أن هناك إرشادات يحب إبلاغها للجنة المنظمة والحضور ورؤساء الجلسات وأن يتقيدوا بها لإخراج المؤتمر بصورة مشرفة وأهمها ما يلي:
للحضور:
1- الامتناع عن الهمس الجانبي أو الرد على الجوال خلال المحاضرة لما فيه من إزعاج وقطع للتركيز على المحاضرة.
2- الحرص على إغلاق الجوال أو على الأقل وضعه على الصامت.
3- عدم الجلوس في الأماكن المحجوزة للضيوف الآخرين.
4- اختصار الأسئلة مع أهمية ذكر الاسم والوظيفة.
للمنظمين:
1- المحافظة على توحيد الشعار والألوان الموحدة للإعلانات والنشرات والكتيبات والبطاقات التعريفية.
2- الطلب من المتحدثين وملقي الأسئلة باختصار المديح والشكر.
3- الطلب من المتحدثين ومقدمي الأوراق للقدوم قبل الحفل بيوم لتجربة ما يعرضونه والتأكد من عدم وجود مشاكل للعرض حتى لا يضيع وقت الجميع.
4- التأكد من أجهزة وشاشات العرض وتناسبها مع صوتيات وبرامج الحاسوب لمقدمي أوراق العمل.
5- التأكد من قدرة الصوتيات ومخفض الإضاءة للقاعة.
6- الطلب ممن يراد تكريمهم الجلوس في المقاعد الأمامية وقريبا من المنصة وأن يستعدوا ويتجمعوا بسرعة لتلقي الدروع بحيث لا يضيعون الوقت على الحضور.
7- الطلب من المصورين عدم التجمهر أمام المنصة خلال تكريم الرعاة مما يضايق الحضور ويمنعهم من مشاهدة الحدث. ويطلب من المصورين الصف على جانبي الصالة واستعمال ميزة التكبير والزوم في الكاميرات.
8- التأكد من مواعيد تقديم المرطبات والمشروبات والأطعمة لتتناسب مع برنامج المؤتمر وأوقات الراحة.
لرؤساء الجلسات:
1- مراقبة الوقت للمتحدثين وإدارته لكل متحدث وعدم السماح له بأخذ أكثر من وقته مع ترك وقت للأسئلة وإدارتها بحيث لا تكون الأسئلة أو الإجابات طويلة.
2- التوضيح للجميع ما إذا كان هناك حضور نسائي أو أجانب مع تنبيههم إذا كان هناك ترجمة فورية وسماعات والتأكد من إعطائهم حقهم ودورهم في الأسئلة.
3- التوضيح للحضور إمكانية كتابة الأسئلة وتخصيص موظف لجمعها.
4- الطلب من كل صاحب سؤال أن يذكر اسمه ومركزه.
5- وضع قائمة لترتيب أولويات الأسئلة وتسجيل اسم أو موقع كل من يبدأ برفع يده بحيث تعطى أولوية السؤال لمستحقيه.
6- تخصيص موظف لكتابة جميع الأسئلة والمداخلات لصياغة التوصيات.
معظم تلك الإرشادات والملاحظات بسيطة وسهلة وبديهية للجميع ولكن هناك مجموعة من الحضور لا يعيرونها الأهمية. وبالرغم من بديهيتها إلا أن التقيد بها مهم جداَ لإخراج المؤتمر بصورة جميلة تحفظ له الفائدة المرجوة منه وتظهرنا كمجتمع متحضر يعلق أهمية وقيمة للبحث وتلقي العلوم.