كيف تستخدم الإيميل بفعالية وتتجنب المضايقات وتقلل المخاطر؟

قبل عام 1971 كان استخدام علامة @ يكاد يكون مقصورا على المحاسبين، فلم يكن هناك وجود رسمي للإنترنت قبل 1983، ولم يشيع استخدامه بين العامة إلا بعد 1989. لكن في الوقت الحاضر يرسل مستخدمو الإنترنت مليارات الرسائل الإلكترونية كل يوم، ويقضي موظفو المكاتب في الولايات المتحدة أكثر من ربع وقت العمل اليومي في التعامل مع البريد الإلكتروني.
وفي عام 2009 من المنتظر أن تسلم إدارة الرئيس بوش أكثر من 100 مليون رسالة إلكترونية لتحفظ في الإدارة القومية للأرشيف، في حين سلمت إدارة الرئيس كلينتون نحو 32 مليون رسالة إلكترونية عام 2001. هكذا تشير البيانات جميعها إلى الزيادة المطردة في استخدام البريد الإلكتروني.
تشير الجملة الأولى في مقدمة الكتاب إلى أن هناك الكثير من المشكلات التي قد يتسبب فيها البريد الإلكتروني. فمع انتشار البريد الإلكتروني واستخدامه في المراسلات الرسمية والشخصية التي قد تأتي على العنوان الإلكتروني نفسه يصبح من السهل وقوع حالات سوء الفهم بسبب عدم القدرة الكافية على التعبير الدقيق.
لم تتأسس بعد قواعد لاستخدام البريد الإلكتروني نظرا لعمره القصير، ومن هنا تأتي أهمية هذا الكتاب في تعريف القراء على كيفية تحقيق المزيد من الفعالية وتجنب المضايقات وتقليل المخاطر التي قد تنتج عن الاستخدام الخاطئ للبريد الإلكتروني.
يهدف الكتاب إلى تحسين مهارات القارئ في استخدام البريد الإلكتروني إرسالا واستقبالا، مثل: كتابة عناوين واضحة فعالة لرسائل البريد الإلكتروني تساعد مستقبلها على معرفة مضمونها وتصنيفها بفعالية، واكتشاف سياسات إرسال نسخ من الرسائل إلى آخرين، وكيفية تجنب المشكلات القانونية الخاصة باستخدام البريد الإلكتروني، والتعرف على الأنواع المختلفة للملفات المرفقة.
يستخدم الكتاب أمثلة حقيقية تستعرض الأسباب التي تدفع الناس إلى كتابة أشياء حمقاء في رسائلهم الإلكترونية، حيث يشير الكتاب إلى أن البريد الإلكتروني يشجع الناس على إبراز جوانب مختلفة من شخصياتهم قد لا تظهر عادة عند استخدام وسائل الاتصال والتواصل الأخرى.
من أجل استخدام سليم للبريد الإلكتروني نحتاج قبل إرسال أي رسالة عن طريقه إلى تحديد علاقتنا بمن نكتب إليه وتحديد أسلوب الكتابة من البداية ولكن هذه الأمور ليست بالسهولة التي تبدو عليها فهناك اعتبارات متعددة لا بد من مراعاتها فكل منا يؤدي عدة أدوار في الوقت ذاته حتى عندما نتوجه بالكلام إلى شخص واحد.
إضافة إلى هذا فإن استخدام وسائل التواصل المكتوبة أصعب من التواصل مع الآخرين وجها لوجه أو شفهيا عبر الهاتف، ففي حالة الكتابة لا يمكن مراجعة الرسالة بعد إرسالها أو توضيحها تبعا لردود أفعال المرسل إليه حال تلقيها.

Title: Send: The Essential Guide to Email for Office and Home
Authors: David Shipley, Will Schwalbe
Publisher: Knopf
ISBN-10: 0307263649
April 2007
Pages: 256