رجال الأعمال يلجأون إلى العموميات في وقت الإعداد

بسبب قصر وقت الإعداد، والقلق بشأن تغطية جميع القواعد الأساسية، لا يعرف بعض رجال الأعمال ما الذي يحتاجون إليه فعلياً للتواصل، وبعد ذلك تحديد وجهة التقرير، أو العرض، أو المذكرة الخاصة بهم تبعاً لذلك. وبدلاً من ذلك، يلقون كل شيء على جمهورهم ويلجأون إلى العموميات، حيث إنهم لا يعرفون ماذا يفعلون بكل المعلومات التي حشدوها. وتكون النتائج هي تقديم مادة غير ذات علاقة بالموضوع، وحجج غير مركزة، ولغة ركيكة تشتت الجمهور، وتسبب له الملل في نهاية الأمر.
ويقول جون وارشوشكي، المؤلف المشارك للمقال ذي العنوان المؤثر" لماذا يتحدث رجال الأعمال كالبلهاء : كمرشد لمصارع الثيران" (فري برس، 2005)، إنه يمكن لأعضاء الجمهور، سواءً كانوا قراءً أو مستمعين التقاط نقاط قليلة فقط. ويضيف "يؤدي تكديس المعلومات إلى ارتباك الجمهور، ويشبه الذهاب إلى محل بيع بوظة، وأخذ جميع الإضافات المعروضة".
ولتجعل حجتك أكثر إقناعاً، خذ أولاً فكرة عن المادة الأساسية لرسالتك، وحدد ثلاثة أو أربعة نقاط داعمة لموضوعك. وثانياً، قم بجمع تلك النقاط في تسلسل منطقي. وفكر أخيراً في تشبيهات قليلة يمكنها جعل رسالتك أكثر حيوية.
وإذا كان المشروع الذي تتحدث عنا جافاً أو تقنياً، فسيساعدك على إيجاد طريقة للتحدث عنه بطريقة أكثر حيوية أو جلباً للانتباه، على جعل حججك مسموعة. ولتقل على سبيل المثال، إنك تشجع فكرة أن تتبنى وحدتك إجراءات جديدة للطاقة وخفض التكاليف.
وبدلاً من أن تبدأ بالتوجه إلى المسؤولية البيئية، أو إلى فضائل الاقتصاد في الإنفاق، يمكنك جذب اهتمام الجمهور بمقارنة ملزمة توصل رسالتك إلى مبتغاها، فلتقل مثلاً " حين تتركون الحواسيب، والأضواء الخاصة بكم تعمل أثناء الليل داخل المكتب، فإنكم تفتحون بذلك محفظة الشركة، وتحرقون الأموال داخلها".
وتقول آن ميلر، مؤلفة" البيع التشجيعي"(شيرون أسوشياتس،2004) " إن التشبيهات فعالة لأنها لغة الفهم الفوري". وحيث لا يريد أحد رؤية المال يحترق، ستزيد فرصة أن يعيد مستمعوك النظر في المرة المقبلة وأن يفكروا بأنه لن يضرهم شيئا إذا ما أقفلوا حواسيبهم الشخصية.
وهنالك كلمة للتحذير على كل حال، حيث هنالك فرق هائل بين تشبيه جديد ومبتكر، وتشبيه قديم عفا عليه الزمان، فعلى سبيل المثال يمكن جداً أن يضعف استخدام تشبيهات مثل" التفكير خارج الصندوق"، " والتحرك نحو الحلبة"، حجتك بدلاً من تقويتها.