أساليب نموذجية لتقصير وتخفيف اجتماعات المديرين

يقضي المديرون كافة جزءا كبيراً من أيام عملهم في الاجتماعات بأكثر مما يرغبون في ذلك. إن الاجتماعات تعمل على التقليل من الإنتاجية، كما أنها تزيد التعب والإرهاق. وهي تمضي دون قول إن القائد الجيد الذي يبدأ في الوقت المحدد، ويلتزم بأجندة الشركة يمكنه أن يضمن اجتماعاً مثمراً أقل إرهاقاً. وفيما يلي مزيد من التقنيات لإبقاء الاجتماعات على مسارها السليم:
قم بعد زمن الاجتماعات تنازلياً باستخدام ساعة حائط أو ساعة يد. إن الاجتماعات التي تبدأ في آونة متأخرة، وتزيد على وقتها المحدد، أمر تتم ممارسته بأكثر مما يجب أن تكون عليه. إذن، ما الذي تقوم به «جوجل»؟ ووفقاً لمجلة «بيزنس ويك» - BusinessWeek، «وتعرض اجتماعات «جوجل» في الغالب ساعة عملاقة على الجدار، تعد الدقائق تنازلياً، تلك المتبقية لاجتماع أو أي موضوع خاص. إنها تحديداً مؤقتة يمكن تحميلها، بحيث يديرها كمبيوتر، ويتم عكسها على الجدار على ارتفاع أربع أقدام».
دع الجميع واقفين. فلا أحد يرغب في أن يسهب لفترة طويلة في نقطة خارجة عن الموضوع إذا كانت أقدامه تؤلمه. وبالنسبة لمدون الأرشيفات، جون تروسكو، فإن عقد اجتماعات «على الواقف» في شركته في لوس أنجلوس، جعل المشاركين أكثر كفاءة وأسرع. «بدلاً من الجلوس على طاولة اجتماعات تقليدية، سحبنا الكراسي خارج الغرفة، وأجرينا الاجتماعات ونحن واقفون على أقدامنا... واستمرت الاجتماعات ما بين 30 و60 دقيقة، أي قرابة نصف ذلك الزمن كان لا يزال يمدنا بمحتويات غنية».
اعمل على حظر التشتيت. ويقول تود ويلكينز في شركة التصميم، أدابتيف باث، إنه يحرص على الحفاظ على تركيز الحاضرين بالطلب من الجميع الامتناع عن استخدام كمبيوتراتهم المحمولة، وأجهزة الآي فون، والبلاك بيري خلال الاجتماعات. بل ويطلب من الناس وضع أجهزة هواتفهم الجوالة في صندوق، أو على منضدة في زاوية الغرفة.
لا تحدد زمن الاجتماعات لتستمر أكثر من 30 دقيقة إطلاقاً. في بعض الشركات، مثل شركة 37 سيجنالز (شركة لتطوير تطبيقات الشبكة)، نادراً ما تعقد الاجتماعات لأنها تُعد ضارة. ولكن إذا كان الاجتماع ضرورياً للغاية، لا تجعله لفترة أطول من 30 دقيقة. ابدأ الاجتماع بموضوع محددٍ للغاية في متناول اليد، واعمل على إبقاء الاجتماع مركزاً «في موقع المشكلة»، وذلك باستخدام بالمواد المتوافرة أمامك.

* جينا تراباني المحررة المؤسسة لـ لايفهاكر دوت كوم، وهي مدونة أرشيفية يومية حول البرمجيات، والإنتاجية الشخصية، ومؤلفة كتاب «طوّر حياتك: مرشد لايفهاكر للعمل بذكاء أكبر، وأسرع، وأفضل – Upgrade Your Life: The Lifehacker Guide to Working Smarter, Faster, Better».