6 عوامل أساسية لوضع جدول زمني ناجح لإنجاز المشاريع

لكل مهنة مجالها الخاص من المعلومات ومصطلحاتها وممارساتها التي يعرفها العاملون فيها، إلا أن هذا الكتاب يعد دليلا لمعايير إدارة المشاريع ويهدف لتقديم هذا الإطار المهني من المعلومات. ونظرا لأن المشاريع في المجالات المختلفة تختلف وتتنوع إلى حد كبير، يقوم الكتاب بشرح مكونات وخصائص الممارسات السليمة.
والمشروع هو عملية ذات مدة محددة تتم بهدف الحصول على نتيجة أو منتج أو خدمة معينة. يستخدم مديرو المشاريع معلوماتهم ومهاراتهم ولأدواتهم وتقنياتهم لإنجاز المشاريع. ولكل مشروع البيئة الاجتماعية والسياسية والمادية التي تؤثر في الاختيارات التي يتخذها مديره بشأنه، لذلك فإن فهم مدير المشروع للإدارة ومهاراته في التواصل يكون لها أكبر الأثر في نجاح المشروع في تحقيق أهدافه.
لكل مشروع بداية ونهاية ونمط عمل متفق عليه، ويمر كل مشروع بمجموعة من المراحل الواضحة يتطلب كل منها مدخلات مختلفة وينتج نتائج مختلفة. تبدأ المرحلة الأولية بفكرة المشروع واختيار فريق العمل فيه، وفي المرحلة الوسطى يضع فريق المشروع خطة عمل (أو مجموعة متنوعة من الخطط لكل جانب من جوانب المشروع) والقياسات الأساسية. تنتهي هذه المرحلة عندما يوافق العميل على المشروع، وفي المرحلة الأخيرة يوافق العميل على نتيجة المشروع ويتسلمه من فريق العمل.
قبل البدء في المشروع، يجب تحديد الأطراف المستفيدة منه وطريقة الإدارة والأدوات المستخدمة ومواصفات فريق العمل المطلوب. تستخدم بعض فرق العمل برامج كمبيوتر مصممة أساسا لإدارة المشاريع ويكون لها إمكانيات متعددة وغالبا ما تكون مخصصة للاستخدام مع نوع معين من المشاريع.
تختلف المشاريع كثيرا في الحجم والمجال والفترة الزمنية المحددة لها، إلا أنه يمكن تطبيق عمليات قوائم المراجعة عليها. ويكون على مدير المشروع أن يقرر كيفية الجمع بين هذه العمليات وما إذا كان سيستغني عن بعضها.
قد يؤدي الإهمال في التعامل مع عمليات إدارة المشروع إلى المخاطرة بفشله، والواقع أن عملية التخطيط للمشروع في حد ذاتها عملية تحتاج إلى تخطيط وتصميم.
تفشل الكثير من المشاريع لأن العمليات مثل التخطيط تصير عمليات بلا نهاية، وبالتالي تجر فكرة المشروع بأكمله نحو الفشل. وبالطبع تتضمن إدارة المشاريع المراقبة الإدارية والمالية، لذلك يجب تحديد أهداف المشروع وميزانيته.
يؤكد الكتاب أن إدارة الوقت تعد من أهم عوامل نجاح المشروع، ولوضع جدول زمني يجب فهم كيفية اعتماد عناصر المشروع على بعضها البعض وعلى الموارد المتاحة، فمثلا في مشروع تشطيب شقة يجب البدء بطلاء أحد الجدران قبل الآخر، وبالتالي إذا تأخر طلاء الجدار الأول فلن يمكن إنهاء المشروع في الوقت المحدد له.
هناك عوامل أساسية لوضع جدول زمني ناجح لإنجاز مشروع ما، وهي كالتالي:
* تحديد جميع الأنشطة الخاصة بالمشروع ووضعها في الجدول.
* تحديد تتابع هذه الأنشطة واعتماد كل منها على الآخر.
* تقييم الموارد اللازمة لإنجاز هذه المهام.
* تقييم ما يتطلبه كل نشاط من وقت.
* وضع الجدول الزمني الذي يتضمن كافة الأنشطة والعمليات الخاصة بالمشروع.
* إدارة الجدول الزمني للتأكد من أن الأنشطة تبدأ وتنتهي في الموعد المحدد لها وتتوافر لها الموارد اللازمة.

Title: Guide to the Project Management Body of Knowledge
Author: Project Management Institute
Publisher: Project Management Institute
ISBN-10: 1933890517
December 2008
Pages: 459