مشروع التعاملات الإلكترونية بحاجة إلى إعادة نظر في آلية رعايته ومتابعته

التقت "الاقتصادية" أحد المختصين في أنظمة المعلومات الدكتور سليمان بن علي العريني وحاورته حول الوضع الحالي لمشروع التعاملات الإلكترونية. ومن خلال الاطلاع والمتابعة لما يجري على صعيد مشروع التعاملات الإلكترونية، أشار سعادة الدكتور العريني إلى أن بعض الجهات الحكومية ومن خلال الاطلاع المباشر تبذل جهودا متفانية في سبيل تطوير أعمالها لزيادة الكفاءة التشغيلية من خلال الاستخدام الأمثل للتقنية. إلا أنه في المجمل وعلى مستوى مشروع التعاملات الإلكترونية الحكومي فإن السياسات التقنية اتخذت مسارات غير مناسبة وخصوصاً في عدم تطوير سياسات وإجراءات العمل الحكومية وعدم تفعيل واستخدام مبدأ اقتصاديات الحجم في المشروع. حيث تعمل الجهات الحكومية من الناحية التقنية بمعزل عن الجهات الحكومية الأخرى عند تنفيذ مشاريع تقنية المعلومات على الرغم من ارتباط وتكامل العمليات المالية والإدارية بين القطاعات الحكومية. يضاف إلى ذلك اختيار بعض القطاعات الحكومية لأنظمة معلوماتية مكلفة جداً تتعارض وبشكل صارخ مع مبدأ مقارنة التكلفة بالمنفعة، وبالتالي لا يوجد أي عائد للاستثمار في مثل هذا الأنظمة.
فمبدأ اقتصاديات الحجم لم يتم توظيفه في مشروع التعاملات الإلكترونية حيث إن عددا من الجهات الحكومية قامت بعقد اتفاقيات مع شركات تقنية مثل مايكروسوفت بشكل مستقل، وكان من الممكن أن يتم العمل على اتفاقية شاملة لجميع قطاعات الدولة مع نفس الشركة وكذلك شركات تقنية أخرى، والتي من خلالها يمكن تحقيق كل الخدمات المطلوبة للجهات الحكومية من هذه الشركات وبأسعار أقل بكثير مما يتم دفعه حالياً. كما يمكن من خلال وضع خطة استراتيجية وإدارة موحدة لمحور تدريب وتطوير موظفي وموظفات الدولة في مهارات استخدام التقنية، توفير مبالغ طائلة مع ضمان جودة ومخرجات أفضل لهذه البرامج أكثر مما هو عليه الآن. وكذلك يمكن للقطاعات الحكومية التعاون بخصوص تطوير البنية التحتية الخاصة بالاتصالات.
ومع اقتراب توقيت إطلاق مشروع التعاملات الإلكترونية والذي بدأ العمل به منذ عام 1425هـ ، والمخطط لإطلاقه عام 2010 أو 11 شهرا من الآن، فإننا نتطلع إلى قيام الجهة أو الجهات المعنية بالمشروع بعرض ملخص تنفيذي يبين موقف ونسبة الإنجاز في المشروع، وتوضيح مدى إمكانية تحقيق ما تم الالتزام به في تنفيذه. ونظراً لأهمية مشروع التعاملات الإلكترونية وحجمه الضخم ودوره الاستراتيجي في تطوير أعمال الدولة الإدارية والمالية وزيادة الكفاءة، أقترح إعادة النظر في طريقة وآلية رعاية وإدارة ومتابعة مشروع التعاملات الإلكترونية.
تقوم وزارة الاتصالات وتقنية المعلومات، بالتعاون مع هيئة الاتصالات وتقنية المعلومات ووزارة المالية، بمتابعة تنفيذ مشروع التعاملات الإلكترونية في المملكة . من خلال اطلاعكم ومتابعتكم، كيف تقيمون المشروع حتى تاريخه؟
لا شك أن هناك جهودا مكثفة من اللجنة العليا المشرفة على تنفيذ مشروع التعاملات الإلكترونية، ممثلة في وزير الاتصالات وتقنية المعلومات، ووزير المالية، ومحافظ هيئة الاتصالات وتقنية المعلومات. وهذه الجهود تكللت بعدد من المخرجات المهمة والاستراتيجية، ومنها اعتماد الخطة الوطنية لتقنية المعلومات، والتي بنيت على أساس الخطة المطورة من قبل مجموعة من الخبراء تحت إشراف جمعية الحاسبات السعودية. وأيضاً مجموعة القرارات الاستراتيجية الصادرة من مقام الدولة، والتي تحث على تنفيذ مشروع التعاملات الإلكترونية.
هذه الجهود بدأت منذ عام 1425هـ ، على أن يتم الانتهاء من مشروع التعاملات الإلكترونية في العام 2010 م. وبما أننا في بداية عام 2009، أو بمعنى آخر تبقى أقل من 11 شهراً من نهاية عمل المشروع، ولكي نقوم بتقييم موضوعي لمشروع التعاملات الإلكترونية، فلا بد من معرفة نسبة الإنجاز حتى تاريخه، وطريقة إدارة المشروع، والجهات ذات العلاقة بالمشروع، ومنهجية تنفيذ المشروع، خصوصاً في الأمور التي تتعلق بتطوير وتعديل سياسات وإجراءات العمل في القطاعات الحكومية والتي تمثل أهم متطلب، وإلى جانب تطوير الموارد البشرية، الذي يجب تنفيذه قبل البدء في تنفيذ أتمتة أنظمة الدولة الإدارية والمالية. وبالتالي نتطلع إلى قيام الجهة أو الجهات المعنية بعرض ملخص تنفيذي يبين موقف ونسبة الإنجاز في المشروع، مع توضيح مدى إمكانية تحقيق ما تم الالتزام به في تنفيذ مشروع التعاملات الإلكترونية بحلول عام 2010، وحسب المنهجية المتبعة في إدارة مشاريع تقنية المعلومات.

تتم إدارة مشروع التعاملات الإلكترونية والإشراف عليه من قبل لجنة عليا من وزراء الجهات المعنية (وزارة المالية، وزارة الاتصالات وتقنية المعلومات وهيئة الاتصالات وتقنية المعلومات). من خلال اطلاعكم على تجارب الدول الأخرى ومنهجية إدارة مشاريع تقنية المعلومات، كيف تقيمون هذا الوضع؟
نعتقد أن أهم عامل مفقود في إدارة مشروع التعاملات الإلكترونية، أو الحكومة الإلكترونية، تحديد راع للمشروع Sponsor. كما أن اللجنة العليا أو اللجنة المشرفة على المشروع Steering Committee يجب أن تكون تابعة لمجلس الوزراء وممثلة من أعضائه مع ربطها بأعلى مسؤول في الدولة.
لذا ينبغي من الناحية العملية ومن خلال تجارب الدول المتقدمة مثل فنلندا والنرويج وسنغافورة في مجال الاستخدام الأمثل في تقنية المعلومات في القطاع الحكومي ، إعادة النظر في طريقة وآلية إدارة مشروع التعاملات الإلكترونية.

كيف تقيم ما يقوم به عدد كبير من الجهات الحكومية في تنفيذ مشاريع تقنية معلومات مختلفة لتطوير وميكنة وإدارة أعمالها المالية والإدارية وإدارة الوثائق والاتصالات الإدارية وغيرها؟
من خلال تنفيذ عدد كبير وبالمئات من مشاريع تقنية المعلومات والاتصالات في عدد من الجهات الحكومية نلاحظ أن كل جهة حكومية تعمل بشكل فردي دون وجود تنسيق بينها وبين الجهات الحكومية الأخرى فيما يخص إجراءات العمل وترابطها بين الجهات الحكومية وتطوير الموارد البشرية وتحديد التقنيات المستخدمة. وكان من الممكن ومن خلال التنسيق وتوحيد الجهود بين الجهات الحكومية والاستفادة من إقتصادات الحجم في مجال مشروع التعاملات الإلكترونية توفير المال العام من خلال العمل على اتفاقيات شاملة للحصول على منتجات وخدمات تقنية بأسعار خاصة وموحدة لكل الجهات الحكومية. بالإضافة إلى جانب تطوير نظام الاتصالات على مستوى جميع القطاعات الحكومية.
فلو أخذنا جانب توحيد وتطوير وترابط إجراءات العمل الحكومية، لوجدنا أن كل جهة حكومية تعمل وكأنها في جزيرة منعزلة Isolated Inlands. ويمكن فقط النظر في نظام الموارد البشرية أو شؤون الموظفين. فالمالك للنظام هو وزارة الخدمة المدنية فيما يخص الموظفين والموظفات على نظام الخدمة المدنية، بينما يعمل كل قطاع حكومي على تنفيذ نظام إدارة الموارد البشرية بمعزل وبعد عن النظام المطبق في وزارة الخدمة المدنية، لا من حيث كيفية تنظيم وتهيئة البيانات الأساسية، ولا من حيث مصدر وملكية البيانات الأساسية، ولا من حيث مصداقية واكتمال البيانات بين نظام وزارة الخدمة المدنية والنظام المطبق في الجهة الحكومية. وهذا ينطبق على جميع أنظمة الدولة الأخرى والتي تشمل المشاريع والمالية والمحاسبة والمشتريات والمستودعات والمخزون وغيرها. وبشكل عام فإن منهجية تنفيذ مشاريع تقنية المعلومات تتطلب تحديد مصدر ومالك كل بيان أو مجموعة من البيانات الأساسية مثل بيانات الوظيفة – من هو المصدر ومالك هذه البيانات؟
وبالنسبة لجانب تطوير الموارد البشرية، فلا نرى خطة ومنهجية واضحة في هذه الجانب، بل إن كل جهة حكومية تعمل بشكل مستقل وغير منظم. فمن المفترض إعادة النظر في أنظمة التدريب الحكومية وتعزيزها لضمان تحسين مهارات استخدام تقنية المعلومات لجميع موظفي وموظفات الدولة. كما أن هذه الجهات تنفق من ميزانية الدولة مبالغ طائلة، فلو تم وضع خطة استراتيجية وإدارة موحدة لجانب تطوير مهارات استخدام التقنية لموظفي وموظفات الدولة، لأمكن ليس فقط توفير مبالغ طائلة، ولكن، وهو الأهم، توفير جودة ومخرجات أفضل لبرامج تطوير مهارات الموظفين والموظفات أكثر مما هو عليه الآن.
وهناك جانب مهم، وللأسف أنه لم يلق الرعاية والمتابعة من قبل الجهات المختصة في متابعة مشاريع تقنية المعلومات. فكل جهة حكومية تقوم ومن خلال نظام المشتريات الحكومي بتلقي عروض تنفيذ مشاريعها التقنية بشكل منعزل عن الجهات الحكومية الأخرى، وهذا يؤدي إلى تباين الأسعار المقدمة للجهات الحكومية من قبل شركات تقنية المعلومات، خصوصاً شركات منتجات تقنية المعلومات IT Products Vendors الخاصة بأنظمة معينة، مثل أنظمة إدارة موارد المنشأة ERP، وقواعد البيانات DBs، وأدوات التطوير Development Tools. ويمكن باستعراض ما تم الاتفاق عليه بين عدد من الجهات الحكومية وبين شركات منتجات تقنية المعلومات ومن خلال تحليل رياضي بسيط أن نرى أنه يمكن توفير عشرات الملايين، بل ومئات الملايين من الريالات على مدى فقط السنوات الخمس المقبلة لو تم التعامل مع شركات تقنية المعلومات من خلال الدولة ممثلة في جهة حكومية معينة تتبع مجلس الوزراء بدلاً من تعامل هذه الشركات مع كل جهات حكومية بشكل مستقل. وهنا يحضرنا أن نؤكد على أن مبدأ اقتصاديات الحجم Economies of Scale لم يتم توظيفه بالشكل المطلوب في مشروع التعاملات الإلكترونية. وكمثال هناك عدد من الجهات قامت بعقد اتفاقيات مع شركة مايكروسوفت Microsoft بشكل مستقل ومعلن أيضاً على أن تتضمن الاتفاقية بنوداً خاصة بأسعار الرخص License المقدمة للجهة الحكومية وبرامج تدريب ودعم فني... إلخ. كان من الممكن أن يتم العمل على اتفاقية شاملة لجميع قطاعات الدولة مع شركة مثل مايكروسوفت، والتي من خلالها يمكن تحقيق كل الخدمات المطلوبة للجهات الحكومية من الشركة وبأسعار أقل بكثير مما هو الوضع عليه الآن، والمتمثل مرة أخرى في تفاوض وتعاقد كل جهة من الجهات الحكومية مع شركات تقنية المعلومات بشكل منفرد.

* عممت وزارة المالية أخيرا على جميع القطاعات الحكومية ضرورة الاسراع في تبني استخدام أنظمة الحاسب الآلي في جميع العمليات المالية والمحاسبية، مع الإشارة إلى قرار مجلس الوزراء رقم 335 وتاريخ 20/8/1425هـ بهذا الشأن. كما جاء في هذا التعميم اعتماد وزارة المالية على نظام تقني معين في ميكنة أعمالها الإدارية والمالية. كيف ترون أثر وأهمية هذا التوجيه خصوصاً لما يمثله دور وحجم وزارة المالية في ضبط عمليات الموازنة والعمليات المالية والمحاسبية والمشتريات وغيرها في جميع أجهزة الدولة؟
نتفق تماما مع ما طرحتموه في الدور الكبير لوزارة المالية الذي نرى أنه يمكن استخدامه لتحفيز القطاعات الحكومية في أتمتة أعمالها الإدارية والمالية. ونعتقد أن الهدف من هذا التعميم هو فعلياً ينصب في هذا الاتجاه. وهناك الكثير الذي ما زال على وزارة المالية العمل عليه في هذا الاتجاه، وكذلك بالنسبة للجهات الحكومية الأخرى التي ما زالت بحاجة إلى بذل المزيد من الجهود، ولكن بوجود منهجية منظمة في تطوير وميكنة أعمالها الإدارية والمالية.
ولكن يجب التنويه إلى أنه على عكس ما قد يفهم من فحوى تعميم وزارة المالية، وخصوصاً فيما يتعلق باستخدام وزارة المالية لنظام تقني معين لتنفيذ أنظمتها المالية والإدارية، بأن وزارة المالية تلزم أو حتى تشجع القطاعات الحكومية على استخدام تقنية معينة. والجميع يعلم أن وزارة المالية وأنظمتها، ومنها نظام المشتريات الحكومي والذي تم تحديثه قريباً، تمنع وبشكل مباشر تخصيص وحصر استخدام تقنية معينة أو حكرها على منتج معين. ومن خلال التواصل المستمر مع المعنيين بهذا الشأن في وزارة المالية، فقد أكدوا وبشكل قاطع أن ما تم تعميمه لم يكن يقصد منه حث أو الطلب من الجهات الحكومية استخدام تقنية معينة، سواءً ما استخدمته وزارة المالية أو غيرها من التقنيات الأخرى. بل على العكس فإن وزارة المالية ليس فقط لا تشجع، بل إنها تمنع هذه التوجهات. وكان ينبغي على وزارة المالية عدم الإشارة إلى أي منتج في تعميمها. وقد يكون من المناسب إصدار بيان توضيحي من قبل وزارة المالية للجهات الحكومية حول التعميم المشار إليه. وبالتالي فإن الجهات الحكومية لها أن تختار في ظل عدم الاستفادة من مبدأ اقتصادات الحجم بين الاختيارات التقنية المختلفة حسب متطلباتها الوظيفية والفنية المختلفة لمنع الاحتكار بين أنظمة معروفة محلياً مثل أنظمة ساب SAP، وأوراكل Oracle، ومايكروسوفت Microsoft، أو أنظمة مطورة محلياً ، والتي تعنى بإدارة موارد المنشأة GRP. كما أن الجهات الحكومية ليست ملزمة بأنظمة قواعد بيانات معينة، فلها أن تختار حسب الاحتياجات والمتطلبات الفنية نوع نظام قواعد البيانات المناسب لها، سواءً نظام قواعد بيانات مايكروسوفت، أو نظام قواعد بيانات أي بي إم IBM، أو نظام قواعد بيانات أوراكل وغيرها. وهذا أيضاً صحيح بالنسبة لأدوات التطوير مثل أنظمة الدوت نت أو جافا.

هل هذا يعني أن طريقة اختيار أنظمة إدارة موارد المنشأة GRP يجب أن يختلف من جهة حكومية إلى أخرى؟
بالتأكيد نعم. فطالما أنه لا يوجد نظام مركزي موحد لإدارة موارد المنشأة الحكومية GRP ولم يتم تفعيل أو الاستفادة من اقتصادات الحجم، فإن كل جهة حكومية يجب أن تحدد متطلباتها الوظيفية والتقنية بشكل مستقل، والتي بناءً عليها يتم تحديد النظام الذي يفي بهذه المتطلبات. وبما أن حجم ونوع المتطلبات وخصوصاً الوظيفية تختلف من جهة حكومية إلى أخرى، فإنه من المنطقي أيضا اختلاف حلول الأعمال التي تناسب كل جهة حكومية.
ويمكن النظر في عدد من الحالات العملية، فلو أخذنا صندوق الموارد البشرية مثلاً، فقد كان التوجه قبل سنوات لنظام عالمي متخصص في إدارة موارد المنشأة ERP، وبعد تقييم متطلبات الصندوق الوظيفية والفنية، اتضح عدم مناسبة هذا التوجه وتم اختيار نظام معلوماتي يتناسب مع متطلبات الصندوق الوظيفية والفنية. بينما في المقابل هناك جهات اعتمدت تنفيذ أنظمة لإدارة مواردها GRP باستخدام أنظمة عالمية بتكاليف عالية، بينما متطلباتها الوظيفية والفنية لا تتناسب مع هذه التوجهات مما نتج عنه عدم وجود أي عائد على الاستثمار.
وحتى لا يحتار المسؤولون والقراء في تفسير وفهم هذا التحليل، فيمكن الطلب من جميع الجهات الحكومية تقييم توجهاتها في مشاريع تقنية المعلومات من خلال استخدام العائد على الاستثمار Return on Investment. فهل من المعقول استخدام نظام إدارة موارد منشأة عالمي ERP وبتكاليف عالية في جهة حكومية أو منشأة تجارية يعمل لديها أقل من 100 موظف وتتعامل مع أقل من عشر عمليات Transactions في اليوم؟ في ظل هذه المعطيات فإن اختيار نظام معلوماتي بتكلفة عالية جداً لإدارة موارد منشأة بهذا الحجم يتعارض وبشكل صارخ مع مبدأ مقارنة التكلفة بالمنفعة، وبالتالي فلا يوجد أي عائد للاستثمار في مثل هذا النظام.
كما يمكن في هذا السياق الحصول على دروس مستفادة من هذا التحليل، بأنه لا يعني أن جهة حكومية كبيرة، من حيث أعداد الموظفين، ومن حيث أعداد العمليات اليومية، قد استخدمت نظاما عالميا لإدارة مواردها بأن على الجهات الحكومية الأخرى مهما كان حجمها استخدام نفس النظام.

ما مقترحاتكم للتعامل مع مشروع التعاملات الإلكترونية في وضعه الحالي؟
بعد أكثر من خمس سنوات من بدء العمل في مشروع التعاملات الإلكترونية، قد يكون أهم وأنسب مقترح نقدمه هو أن يتم تقييم مشروع التعاملات الإلكترونية وبشكل مستقل عن الجهات المشرفة على المشروع. ونرى أنه من الضروري تقييم المشروع من خلال تشكيل فريق عمل تقييم للمشروع يتبع مباشرة إلى مجلس الوزراء ويقدم تقريره بشكل مباشر للمجلس. وبالتالي قد يكون من غير المجدي تقديم أي مقترحات لتحسين الوضع الحالي لمشروع التعاملات الإلكترونية قبل تقييم المشروع من نواحي تعريف المشروع، ومنهجية تنفيذ المشروع، وإدارة المشروع، ومخاطر المشروع. والأهم في تقييم مشروع التعاملات الإلكترونية تحديد مدى تحقق الأهداف الاستراتيجية المرسومة للمشروع في وضعه الحالي.