"هيئة الاستثمار" تعتمد تقنية "التواجد عن بعد" للتواصل بين فرعي جدة والرياض

هل تخيلت في يوم من الأيام أنك ستجتمع بشخص في غرفة واحدة وهو فعليا غير موجود معك؟، وهل سبق وأن سألت نفسك هل بإمكان التقنية أن تنقلك عبر "الكابلات" من جدة إلى الرياض مباشرة في لمح البصر؟. نعم، ولا تستغرب أن هذا ما حدث، فالهيئة العامة للاستثمار استطاعت أن تجمع منسوبي فرع جدة مع منسوبي فرع الرياض في غرفة واحدة، على الرغم من أنهم جميعا متواجدين فعلا في فروعهم بعيدا عن موقع الاجتماع، وذلك من خلال نظام "التواجد عن بعد" أو ما يسمى Telepresence.
حيث أعلنت الهيئة العامة للاستثمار عن تطبيق نظام "التواجد عن بعد"، المطور من قبل شركة سيسكو سيستمز، وذلك لأول مرة في المملكة، من خلال ربط مكاتب الهيئة العامة للاستثمار في المملكة بمركز الخدمة الشاملة بجدة، والذي يضم ممثلين لجميع الجهات الحكومية ذات العلاقة بالاستثمار.
وتعود تفاصيل هذا النظام إلى توفير قاعة اجتماعات مزودة بالتقنيات المكتبية الإلكترونية الخاصة بتقنيات الاجتماع عن بعد، إذ لا بد أن تجهز هذه الغرفة لخدمة هذا النظام من أعلى السقف إلى أدناه، ومن شاشات العرض وحتى الهاتف الثابت.
وتكمن الفكرة الفنية في غرفة عبارة عن قاعات إجتماعات مزودة بمعازل خاصة عن الغرف الأخرى، بحيث تمنع صدى الصوت، وأيضا تمنع أصوات التشويش الناتج من التدخلات الخارجية، والإهتمام بالأمور الكهربائية والتوصيلات الفنية، بما يتوافق مع النظام المعد من قبل شركة "سيسكو".
وتؤكد الهيئة أن تكلفة تجهيز وإعداد هذه الغرفة تقدر بـ 150 ألف ريال، ويعد تصميم الغرفة ركيزة مهمة للإحساس بالاجتماع الافتراضي، حيث من الواضح أن قاعة الاجتماعات الخاصة عبارة عن نصف دائرة أو قوس يمثل الأفرع الأول، والنصف الآخر يمثل الفرع الثاني، ويمكن لكل شاشة أن تمثل فرعا.
يأتي بعد ذلك توريد الأجهزة والتي هي عبارة عن أجهزة "خوادم" و"شاشات تلفزيونية" و"مكبرات صوت" ومايكروفونات أمام كل شخص، ومن ثم البدء بعملية التركيب والتعرفة والتهيئة والاختبارات والتشغيل والتطوير، ومن ثم توصيلها بمركز المعلومات في إدارة تقنية المعلومات في الهيئة عبر البنية التحتية الخاصة بها، لتتمكن هذه الغرفة بالاتصال سريعا وبشكل مباشر مع الفروع الأخرى.
"التواجد عن بعد" تقنية هدفها بكل بساطة توصيل غرفتين في مكانين منفصلين بالأجهزة ذاتها بطريقة تسمح لكل طرف في أن يرى ويشاهد ويتحدث مع الطرف الآخر وكأنه أمامه حقيقةً.
نظمت الهيئة العامة للاستثمار عرضا تجريبيا للإعلاميين للتعريف بنظام "التواجد عن بعد" بين مكتبي الهيئة بالرياض و جدة، حيث انبهر الحضور بدرجة محاكاة هذا النظام للاجتماعات الحقيقية التي تتم في الموقع نفسه. وتم خلال العرض التجريبي إظهار الدكتور أحمد يماني، رئيس قطاع تقنية المعلومات في الهيئة من الرياض، وعلي  شنيمر، رئيس قطاع خدمات المستثمرين في مكتب جدة، و كأنهم مجتمعون على طاولة الاجتماع نفسها، وفي المكان نفسه.
وتتميز تقنية "التواجد عن بعد" بخصائص عديدة، تمكن مستخدميها من التواصل مع الآخرين في أماكن بعيدة بالصوت والصورة عالية الجودة والوضوح والنقاء، موفرة بذلك تواصلاً يتجاوز الحدود الجغرافية، ليشعر المشاركون وكأنهم مجتمعون في المكان نفسه وتحت سقف واحد، وعلى نحو يعطي الإحساس الشخصي المباشر لجميع الأطراف المشاركة بأنهم يجلسون معاً ووجهاً لوجه.
وتستخدم تقنية " التواجد عن بعد"  شاشات عرض عملاقة وأنظمة متقدمة للصوت والإضاءة، فضلاً عن استخدام خطوط اتصال ذات سعة وسرعة وجودة عالية، الأمر الذي يسمح بالتقاط ونقل كل حركات الجسم، وتعابير الوجه، ولمحات العين، ونبرات الصوت للمشاركين في الاجتماع من خلال تقنيات متطورة تنقل كل هذه التفاصيل بمواصفاتها وطبيعتها الحقيقية. لتكون النتيجة تجربة فريدة في التواصل بين رجال الأعمال وكبار التنفيذيين في أي زمان ومكان مهما باعدت بينهم المسافات.
كما تتميز تقنية " التواجد عن بعد"  بسهولة الاستخدام، حيث جاء تصميمها على نحو يحقق الاستفادة القصوى من أدوات الاتصال التي تستخدمها مؤسسات العمل بشكل يومي في تسيير عملياتها التشغيلية، فضلاً على إمكانية دمجها مع البرمجيات الجماعية ونظم الاتصالات الموحدة.
وأكد الدكتور اليماني أن التقنيات المتطورة تلعب دوراً بارزاً في أيامنا هذه، وقال "إننا في الهيئة العامة للاستثمار ملتزمون بدعم تطبيق الحلول التقنية المتطورة في مختلف القطاعات بالمملكة، من أجل مساعدة الشركات على تعزيز إنتاجيتها وأدائها وتطوير خدماتها".
وفي دراسة أجرتها شركة "سيسكو" أخيرا، فإن هذه التقنية وفرت العديد من المصاريف الإدارية الخاصة بالسفر والإقامة، إذ ساعدت غرف الحضور عن بعد في تقليص نفقات الشركة المطورة ذاتها، حيث وفرت "سيسكو" ما يقارب من 160 مليون دولار هذا العام في نفقات السفر للمديرين بفضل غرف الحضور عن بعد، التي تنقل المجتمعين عبر الأثير للتواجد حول طاولات الاجتماع المستديرة.
تقول شركة سيسكو إن غرف الحضور عن بعد ساعدتها منذ إطلاقها وحتى شهر تشرين الثاني (نوفمبر) الماضي في توفير 58 مليون دولار، كقيمة الإنتاجية المهدرة بسبب سفر المديرين المستمر، وأن هذه التقنية ستساعد الهيئة في إنجاز مهامها بشكل أسرع للتغلب على القيود الزمنية والمكانية في إنجاز مشروعاتها العملاقة.