فن إدارة الاجتماعات

عقد الاجتماعات بين الحين والآخر أمر لا مفر منه، سواء على مستوى القطاعات الحكومية أو الخاصة. وقد يكون الاجتماع طارئا لمناقشة أمر يجب البت فيه في أقرب وقت أو قد يكون ذا طبيعة مستمرة، أي اجتماع دوري يعقد أسبوعيا أو شهريا أو غير ذلك. وقدر لي طوال عملي أن أرأس أو أشارك في المئات من الاجتماعات، وخرجت من ذلك بمحصلة أنه لنجاح أي اجتماع، فإن هناك ثلاثة محاور رئيسة هي، محور ما قبل الاجتماع، ومحور الاجتماع، ومحور ما بعد الاجتماع. وأرى أن أهم محور هو الثاني، أي محور الاجتماع نفسه، دون الإقلال من أهمية المحورين الآخرين. ويحتاج نجاح الاجتماع إلى عوامل عدة، أهمها شخصية رئيس الاجتماع لأنه مع احتدام النقاش سيجد نفسه في وضع لا يحسد عليه لأن أفكار الناس متباينة وآراءهم مختلفة وكل يرى أن الحق معه وأن رأيه هو الصواب، وسيفاجأ بنوعية من البشر إن لم يحسن التعامل معهم، فسيستمر الاجتماع أياما وليس ساعات! فهناك من الأعضاء من هو سريع الانفعال، وهناك من يعشق المشاكسة، وفيهم من لا يسكت أبدا ويكرر حديثه في كل مرة. وهناك من كنا نسميه "العضو الرولكس"، لأنه لا يقدم ولا يؤخر، وغير ذلك من أنواع الأعضاء. لذا، وجب على رئيس الجلسة أن يتعامل بذكاء مع هؤلاء كل حسب طبيعته، ليصل بالاجتماع إلى بر الأمان. ومن أهم الأمور التي ينبغي الالتفات إليها، ضبط الوقت، حتى لا تستغرق مناقشة أمر فرعي وقتا كثيرا، إنما يحدد لكل موضوع وقت معين حسب أهميته. وعلى الرئيس الالتزام بالهدوء والابتسامة، ولا مانع من إلقاء طرفة أو ذكر مثلا لكسر روتين الاجتماع، وإضفاء جو من المحبة والأنس على المشاركين. وعليه أن يكون حياديا ولا يفرض رأيه على الآخرين، إنما يؤخر إبداء وجهة نظره حتى يستمع إلى بقية الآراء، وألا يلجأ للتصويت إلا إذا اضطر لذلك. وبالطبع، فإنه يلزمه أن يكون ملما بالأنظمة واللوائح، وإن لم تكن واضحة أثناء الاجتماع، فيشعرهم بأنه سيتم العرض على الإدارة القانونية. ومن المهم أيضا، البدء حال اكتمال النصاب وعدم انتظار من يتأخر. وبحنكة إدارية، فإنه يلزم ألا يعقد الاجتماع إلا إذا كانت هناك حاجة واضحة له، فالاجتماع ليس هدفا في حد ذاته، إنما وسيلة لتحقيق أهداف الجهاز أو المؤسسة.