هل توقيع البريد الإلكتروني بـ «مع أطيب تحياتي» أو «مع التمنيات بالتوفيق» أمر قديم؟
انتقلت حديثاً من وظيفتي في بنك تقليدي إلى حد ما إلى آخر تجاري، ورسمي على نحو أقل، حيث يتم تشجيع الأسلوب الودي في العمل. ومن معظم النواحي، فإنني أشعر بأنني أستقر على نحو جيد، ولكنني ما زلت أشعر بأن لهجة رسائلي الإلكترونية ليست مناسبة تماماً. وأنا أبحث عن توقيع أختم به الرسائل الإلكترونية يمكن استخدامه في مراسلات المكتب، وأن يكون مختصراً (كلمة واحدة على الأرجح)، ويكون رسمياً على نحو أقل من عبارة ''مع التحيات''، ولكن ليس مبالغاً في الودية مثل ''مع أطيب تحياتي''، أو ''مع التمنيات بالتوفيق''، وما إلى ذلك. فهل لديك أية اقتراحات؟
مصرفي، 46 عاماً
إجابة لوسي
اعتاد الأمر أن يكون في غاية البساطة. فقد كانت تكتب عبارة ''مع إخلاصي'' إلى جانب عبارة ''سيدي العزيز'' و ''المخلص لك'' مع عبارة ''عزيزي السيد إكس''. ولكن في الوقت الحاضر، وبعد مرور عشر سنوات أصبحت خلالها الرسالة الإلكترونية الأداة المفضلة للاتصالات التجارية، وليس هناك اتفاق بعد على الطريقة التي تقول بواسطتها وداعاً في ختام الرسالة.
في الآونة الأخيرة، قمت بإحصاء مائة رسالة إلكترونية تم إرسالها إليَّ، ووجدت 35 طريقة مختلفة لتوقيع نهايتها. ومن بين هذه، كانت 30 رسالة تحاول أن تكون ودية، وكانت جميعها مزعجة بطرق مختلفة.
جاءت المشكلة الأولى من محاولة أن يبدو الشخص دافئاً. وتنبعث من عبارتي ''اعتني بنفسك''، و ''أطيب التحيات'' مشاعر عدم الصدق، رغم أنهما أفضل من عبارة ''مع مشاعر الدفء'' التي تبدو مشبعة بالعاطفة، وتجعلني شخصياً أشعر بالبرودة على نحو مميز.
المحاولة التالية الفاشلة لإظهار الود تنطوي على توجيه عبارة ودية. وتبدو عبارة ''تحياتي''، و''أراك لاحقاً''، مهلهلة أكثر من كونها مشبعة بالعاطفة – وكئيبة كذلك.
الأسوأ من أظهار مشاعر الود هو إظهار مشاعر الابتهاج – في العادة تنتهي بإشارة تعجب التي ليس لها مكان في الرسائل الإلكترونية، وفي النهاية على وجه الخصوص. كما أن عبارات ''اتمنى لك يوماً جيداً''، و ''أتمنى لك الأفضل''، و ''استمتع بعطلة نهاية الأسبوع''، جميعها عبارات مهلهلة، وكئيبة، ومزعجة.
إن الأقل كآبة، ولكنها مضللة رغم ذلك، هي الاختصارات. وتحقق هذه بعضاً من غير الرسمية، ولكن الثمن هو الإهانة لأنها تشير إلى أن الكاتب لا يزعج نفسه بإجراء ضربتين إضافيتين على لوحة المفاتيح. وما زال الاختصار ''بي آر''، الشائع بشكل مخيف، يعني لي شخصياً بريتش ريل (خط السكة الحديد البريطاني) . ويبدو الاختصار ''آر جي دي إس'' (تحياتي)، مخيفاً، كما أن اختصار ''إتش تي إتش'' (آمل أن يساعدك ذلك) ليس مفيداً على الإطلاق. وأوصى أحد القراء بأن توقع بالأحرف المختصرة ''واي آر إس إي في'' (مخلصك إلى الأبد)، وأتمنى لو كنت واثقة من أنه يمزح.
إن أكثر عبارتين شعبية في توقيع الرسائل الإلكترونية، وتتسمان ''بالودية'' هما عبارة ''مع الشكر''، و ''أتمنى لك الأفضل''. وتبدو الأولى مقبولة إذا كان هناك شيء ما ينبغي تقديم الشكر بشأنه، ولكن في معظم الرسائل الإلكترونية لا تكون تلك هي الحال. والثانية ليست مناسبة على الإطلاق حيث تجعل المرء يتساءل: الأفضل ماذا؟
والسبب في صعوبة إيجاد توقيع ودي للرسالة الإلكترونية هو أن نقطة البداية خاطئة. فليس المقصود من الرسائل الإلكترونية الخاصة بالعمل أن تكون ودية، حيث إنها ليست مكتوبة إلى أصدقاء. وبدلاً من ذلك، يجب أن تكون واضحة ومؤدبة، وفوق كل شيء مختصرة، وإلا لن يصل أي شخص إلى نهاية التوقيع عند قراءتها في كافة الأحوال.
لعدة سنوات، عملت شخصياً على تبني القاعدة التالية. بالنسبة للأشخاص من خارج الشركة، فإنني أكتب ''مع أفضل التمنيات''، وبالنسبة للأشخاص من داخل الشركة، فإنني أكتب اسمي ببساطة.
مشاركة القراء
أضرب مفاتيح عشوائية
عليك أن تضغط على مفاتيح الأحرف الكبيرة، واضغط على أربعة مفاتيح عشوائية. فسوف يعتقد جميع زملائك أنك تستخدم اختصاراً جديداً للإنترنت، وسوف يكونون محرجين بحيث إنهم لن ''يتنازلوا'' بما يكفي لمعرفة ماذا تعني.
تي دبليو كيه إل، مدير، 41 عاماً
ابتسم أكثر
إنك تبذل جهداً كبيراً بهذا الخصوص. وعليك أن تستمر بالتوقيع كما تفعل في العادة، ولكن حافظ على ابتسامة كبيرة على وجهك أثناء تجولك في الممرات.
مجهولة، 40 عاماً
كن شاكراً
أنا شخصياً أوقع بكلمة ''شكراً'' حيث إنها مختصرة، وعادية، ولكنها مؤدبة رغم ذلك. وأنا أعمل في اليابان حيث كلمة ''دومو'' المماثلة للكلمة المذكورة تستخدم مراراً في مكتبي.
مجهول
الأمر سخيف للغاية
إنه أمر لا يصدق في الحقيقة بأن يقلق مصرفي رفيع المنصب يبلغ من العمر 46 عاماً إزاء هذه الأمور التافهة. وأتمنى بصدق ألا أكون ممن يتعامل مع البنك الذي تعمل فيه إذا كان هذا الأمر هو الذي يشغل أفكارك طوال اليوم.
مجهول
سعيد ومحظوظ
حيث إنني أعمل لدى صندوق تحوط كبير، فإنني أوقع الرسائل الإلكترونية المرسلة إلى الزبائن الذين كان أداء استثماراتهم متدنياً بعبارة ''استرخ وتشجع، وأتمنى لك صيداً ثميناً''. فهذه العبارة توحي بالسعادة والحظ، وتساعد زبائني الكبار على وضع الأشياء في منظور معين إلى حد ما. أتمنى أن يكون ذلك مفيداً إلى حد ما.
مجهول
راقب النص الفرعي
إن التوقيع يرتبط بطريقة ما مع النص الفرعي، ويقول شيئاً ما عن ذاتك. حيث إن اسمي آشلي، فإنني شخصياً أميل إلى استخدام الاختصارات لعبارة ''أفضل التحيات'' واستخدم النسخة المختصرة من اسمي، لذا فإنني أكتب ''بي آر، أش''. وينقل هذا التوقيع بشكل أوضح وأكثر فعالية ما يتوقع الناس مني شخصياً. عليك أن تجد اختصاراً ينجح بالنسبة لك ويلتصق بك. وعليك أن تضعه في زاوية التوقيع الخاصة بك لكي لا يعتقد أي شخص أنه مستثنى.
مدير إنتاج، 39 عاماً
لا تكن مهلهلاً
حين انتقلت من الخدمة المدنية إلى مؤسسة غير رسمية في الحي المالي بلندن، تعرضت للتعنيف بسبب الأسلوب المهلهل في كتابة الرسائل الإلكترونية الداخلية، وأبقيت على معايير عالية في التهجئة، والتنقيط، والقواعد، وما إلى ذلك. ساعدني هذا الأمر كثيراً في ترسيخ شخصيتي في الشركة. وليست هناك حاجة إلى أن تكون جامداً، أو تبالغ في بذل الجهد، غير أن القليل من الرسمية لا يضر على الإطلاق.
مدير
لم أعد الشخص المفضل لدى المدير
رئيسي التنفيذي من النوع الذي لديه أشخاص مفضلون- وهو أمر لم يكن يزعجني في السابق لأن الشخص المفضل بشكل رئيس لديه كان أنا شخصياً. وكان يأتي أشخاص مفضلون آخرون ويمضون، ولكنني الوحيد الذي بقيت في العمل. وكان يسألني دائماً عن رأيي الشخصي، ويوجه الحديث خلال الاجتماعات إلي. ولكنني لاحظت في الآونة الأخيرة بعض التغيير. فقد توقف عن البحث عني، وأخذ يتبنى لهجة حذرة في الصوت حين يتحدث معي. والأمر الذي يقلقني على نحو أكثر أنه قام بتعيين شخص مفضل في منصب ''مدير الاستراتيجية'' – وهو رجل يخضع بلا خجل، ولكن الرئيس التنفيذي لا يترك فرصة دون توجيه الثناء إليه. ماذا أفعل؟
مدير أول، 38 عاماً