التغلب على العقبات سمة الاجتماعات الناجحة

إن التحديات الخاصة بإدارة اجتماع فعال مألوفة لديكم جميعاً. وربما كنتم ترمون من وراء الاجتماع إلى اتخاذ قرار ما، أو حل مشكلة معينة، أو إعداد خطة. إلا أن العقبات أمام ذلك، الاستراتيجية منها والتكتيكية، جمة. فكيف تستحصل أفضل قرار أو حل من مجموعتك؟ وكيف تجمل جميع وجهات النظر بحيث يشعر المشاركون بأنهم أسهموا في الوصول إلى النتائج؟ كيف تقوم بكل ذلك بدون الابتعاد عن الموضوع الرئيسي؟
للتغلب على هذه العقبات، عليك أن تكون ضليعاً في الفن الاستراتيجي الخاص بطرح الأسئلة الصحيحة في الوقت الصحيح للأشخاص الصحيحين. وسيساعدك الطرح الفعّال للأسئلة في الحصول على وجهات النظر والبيانات اللازمة، وفي المحافظة على انسياب النقاش، وتركيز اهتمام المشاركين على الهدف الأساسي للاجتماع.
وفي الاقتباس التالي من كتاب "التميز في الاجتماعات": 33 أداة لتزعم الاجتماعات التي تحقق النتائج"، (جوسي – باس، 2006) يقدم المؤلفان جلين م. باركر، وروبرت هوفمان إطاراً من عشرة أسئلة للمساعدة في الوصول إلى النتائج التي تسعى إلى تحقيقها من الاجتماعات المهمة. فما هو مفتاح النجاح؟ إنه لا يتمثل فقط بأنواع الأسئلة التي تزمع طرحها، ولكن في التفكير بعناية حول متى وكيف توظف كل نوع منها.

1- السؤال ذو الإجابة غير المحددة

هذا أفضل أسلوب لتوجيه الأسئلة من أجل الحث على المشاركة والكشف عن وجهات النظر. إن الأسئلة ذات الإجابات المفتوحة تعطي الناس قدراً كبيراً من السعة في إجاباتهم لأنها لا يمكن الإجابة عنها بنعم أو لا. ويبدأ معظم هذه الأسئلة بماذا؟ وكيف، ولماذا. مثال:

ما أثر هذا التغيير على .. خطة المشروع؟
لماذا نواجه المشاكل في ... استقطاب الناس لهذه الدراسة؟

2- السؤال ذو الإجابة المحددة

استخدم هذا النوع من الأسئلة حين تريد الحصول على إجابة محددة. إنه سؤال تتطلب الإجابة عنه بنعم أو لا، أو بشكل مختصر. ومن الأمثلة على ذلك: هل تم تقديم الطلب إلى السلطة الصحية؟ أو متى سنفتح موقعاً جديدا...؟

3- السؤال العام

هذا سؤال يوجه إلى المجموعة كلها، ولكن يمكن لأي شخص أن يجيب عنه، ويمكن أن يكون من نوعية الأسئلة التي تتطلب إجابة محددة، أو غير محددة، مع أننا نوصي باللجوء إلى الأسئلة التي تتطلب إجابة غير محددة أكثر من غيرها . ومن الأمثلة على ذلك: كيف تشعر حيال الخطوة الإرشادية الجديدة؟ ما هي خبرتك العملية.. مع هذه المجموعة؟

4- السؤال المباشر

يستخدم هذا النوع من الأسئلة بشكل محدد وبعناية، لأن وضع شخص ما على أرض الواقع بتوجيه سؤال محدد إليه يمكن أن يكون فعالاً. ويتمثل التوجيه العام هنا في إمكانية اتصالك بشخص ما إذا كنت تطرح سؤالاً يقع في مجال اختصاصه، أو إذا كنت ترى له مفتاحاً غير كلامي (مثل الاتكاء إلى الأمام) الذي يدل على أن الشخص يريد المشاركة. كأن تسأل: كارلا، هل ينسجم هذا مع.. خطتنا التسويقية؟ أو : كلاريس، تبدين وكأن لديك شيئاً تودين قوله حول هذه المسألة.

5- السؤال الذي يعاد توجيهه

تسهيلاً للأمر، فإن هدفك هو الحصول على أكبر قدر من التواصل بين المشاركين وتقليل الحوارات المباشرة المبنية على الأسئلة والأجوبة بينك وبين أعضاء محددين. خذ سؤالاً وجهه إليك أحد الأعضاء، وأعد توجيهه إلى عضو آخر، كأن تقول: بيير يطرح سؤالاً مهماً.. عن الاستراتيجية التسويقية . يا أندرو، من وجهة نظر إدارة التسويق، كيف يمكنك تدبر هذا الأمر؟ أو، يا دايان، هل يمكنك إلقاء أي ضوء على .. القضايا التي يثيرها سؤال مارك؟

6- السؤال الذي يتم تحويله

هنالك شبه بين هذا السؤال والسؤال الذي يعاد توجيهه. إذ إنه يأخذ سؤالاً موجهاً إلى رئيس الاجتماع ويعيد طرحه على المجموعة كلها، والغرض من هذا السؤال زيادة مشاركة الأعضاء. كأن تقول: إن آن تطرح وجهة نظر مهمة، كيف تشعرون جميعاً حيال ذلك؟ أو هذا سؤال مهم يا راشيل. دعينا نرى ماذا يعتقد الآخرون أنه ينبغي علينا أن نفعل بشأنه.

7- السؤال الدقيق

بهذا النوع من الأسئلة، تسعى للمزيد من التعمق. ومن الأمثلة على ذلك: هلا أخبرتنا أكثر عن ... المشاكل التي تواجهها مع هذا المقال؟ أو يبدو أنك تبين أن المرضى غير مسرورين بالنتائج . هلا أخبرتنا بما يشكون منه تحديداً؟

8- السؤال الذي تعاد صياغته

يتم اللجوء إلى إعادة الصياغة حين يكون هنالك قول مهم فيما يتعلق بنتيجة النقاش، أو يلتبس على الآخرين، أو يشرح إحساساً يمكن أن يمثل شعوراً سائداً بين أعضاء المجموعة. مثال:
ما سمعتك تقوله هو أنك تريدنا أن نغير محضر هذه الدراسة. فهل هذا صحيح؟ أو، هل تطلب منا أن نغير الجرعة كانعكاس للنتائج المبكرة التي حصلنا عليها من المواقع العشرة؟

9- السؤال التلخيصي/ السؤال الذي يسعى إلى الإجماع

مع اقترابك من نهاية النقاش، يمكنك أن تطرح سؤالاً لمساعدة المجموعة على التوصل إلى النتيجة المتوخاة، أو على الانتقال بالاجتماع إلى الموضوع التالي . ويمكن طرح السؤال التلخيصي كسؤال عام على المجموعة، أو كسؤال مباشر موجه إلى شخص معين. مثال: يا مايكل، هل سمعتك بشكل صحيح أنك تريد منا أن نتبنى هذا الإجراء الجديد على سبيل التجربة؟ أو، يبدو أننا متفقون على الدخول في مفاوضات مع شركة XYZ ،هل هذا صحيح؟

10- السؤال الذي يتعلق بالعواقب

يشار إلى هذا السؤال أحياناً بسيناريو "ماذا لو" يتطلب هذا النوع من الأسئلة من المشاركين أن يفكروا في النتائج التي يمكن أن تترتب على اقتراحهم أو قرارهم . مثال: ماذا سيكون أثر هذا القرار على صحة المرضى في المدى الطويل؟ أو، ما هو برأيك يا جيرالد أثر ذلك في الميزانية الكلية للفريق، وبالتحديد على تخصيص الموارد؟