كيف نصمم برنامجا تدريبيا فعالا للمشرفين؟
السؤال:
وصلنا هذا السؤال من السيد صالح مدير إداري في إحدى الشركات:
نحن شركة متوسطة الحجم نمارس نشاطات تجارية متعددة ولنا فروع في أكثر من مدينة في المملكة، شركتنا تحتاج إلى مشرفين متميزين، هل يمكن الحصول عليهم من خلال التوظيف أم أننا في حاجة إلى تصميم برنامج تدريبي فعال للمشرفين لإنجاز أعمالنا المتعددة؟
تضم شركتنا موظفين وعاملين من مختلف الجنسيات، كما نواجه صعوبات أحيانا في عمليات الاتصال والتفاهم بين فئات الموظفين المتعددي الجنسيات.
وقد وظفنا عديداً من الموظفين السعوديين، لكنهم يتركون العمل لدينا وينتقلون إلى جهات حكومية وشركات أخرى لأسباب متعددة.
ترى كيف نصمم برنامجاً تدريبياً فعالاً للمشرفين في شركتنا؟ وما أهم المهارات المطلوبة للمشرفين؟ وهل يمكن عمل مثل هذا البرنامج بجهود الشركة وداخل مقر الشركة؟
الإجابة:
يمثل الإشراف حجر الزاوية في عمل ونجاح المؤسسات والشركات العامة والخاصة، نظرا لأهمية ومكانة وظيفة المشرف في عصرنا الحاضر، ويواجه كثير من الشركات العالمية مشكلة إعداد مشرفين فعالين يؤدون العمل الإداري والإشرافي على الوجه المطلوب، لأن عمل المشرف /المشرفين Supervisors يشكل جوهر عمل الشركات، وذلك لأن المشرف يمثل الإدارة الحقيقية الأولى لأعمال الشركات - خصوصا التجارية منها - والمشرفون يعتبرون هم واسطة العقد بين الموظفين في المستويات الدنيا والإدارة المتوسطة والعليا في الشركات، ولهذا يتم الاعتماد عليهم، لأنهم سر الفعالية والنجاح أو الفشل في أنواع الشركات كافة.
إن جمعيات ومؤسسات التدريب الاحترافية العالمية تولي موضوع الإشراف أهمية كبيرة في بحوثها ودراساتها ومؤتمراتها وندواتها وبرامجها وحواراتها، إيمانا منها بأهمية الإشراف ودوره الفعال في نجاح واستمرارية عمل الشركات التجارية، ولهذا تعددت جهود الباحثين والدارسين وخبراء الإدارة، كما أن مجلات ودوريات التدريب والتطوير في العالم تعنى بموضوع تدريب وتطوير برامج الإشراف والمشرفين وتوليها أهمية خاصة ومتابعة مستمرة وتطويراً دقيقاً، كما تتعمق وتتوسع في دراسة وتحليل جميع جوانب برامج الإشراف، وتخضعها للتطوير المستمر لضمان جودتها وفعاليتها، وتقييمها المستمر تقديرا لدورها في فعالية أعمال الشركات والمؤسسات في جميع أنواعها وأحجامها وأهدافها.
إن الاهتمام بدراسة التخطيط لاحتياجات الوظائف الإشرافية ودراستها وتقييمها هو الخطوة الأولى والمهمة لضمان إدارة فعالة، كما أن النجاح في اختيار مراكز أو معاهد تدريب مؤهلة لتدريب وتطوير المشرفين هو مؤشر قوي على نجاح البرنامج وتحقيقه الأهداف المرسومة لنجاح أعمال الشركات.
إن تصميم برامج فعالة للمشرفين لا يختلف عن غيره من برامج التدريب للفئات الإدارية أو الفنية الأخرى من فئات الموظفين، من حيث الإجراءات الإدارية والفنية، غير أن الاختلاف يتمثل في نوعية برامج المشرفين من حيث محتوى البرنامج وتطبيقاته، وأسلوب التقييم ما قبل تنفيذ البرنامج، والتقييم أثناء البرنامج، والتقييم ما بعد تنفيذ البرنامج بعدة شهور لضمان تحقيق الهدف المحدد من البرنامج ونقل المعارف والمهارات وتثبيت السلوك الإشرافي لدى المشرفين.
إن إيجاد جيل من المشرفين الفعالين هو تحد يواجهه كثير من المؤسسات الحكومية والشركات الخاصة، خصوصا في بداية أعمالها أو في ظل منافسة كبيرة في استقطاب وتأهيل الموارد البشرية في عصرنا الحاضر.
إن المعارف والمهارات الخاصة بالإشراف تتمثل بالمعارف والمهارات (الفنية والسلوكية والإشرافية الإدارية)، وهي مع بعض تشكل خليطا متكاملا يعمل المدرب الفعال على إكسابه للمشرفين خلال فترة تنفيذ البرنامج، الذي يكون غالبا 25 ساعة تدريبية تتوزع على خمسة أيام أو أكثر.
إن المعارف والمهارات التي يحتاجها المشرفون خلال البرنامج التدريبي تتمثل في الموضوعات الأساسية التالية:
* العملية الإدارية (التخطيط والتنظيم والتنسيق والرقابة والتوجيه أو - القيادة - واتخاذ القرارات).
* العملية السلوكية (مهارات الاتصال والتعامل الإنساني مع العملاء الداخليين والخارجيين والتحفيز وجودة الخدمة وإدارة الوقت وإدارة فرق العمل وحل المشكلات والخلافات).
إن هذه المعارف والمهارات (الفنية والإنسانية والإدارية) مهمة للمشرف ومتداخلة، ويتم التدرب عليها وفق برنامج تدريبي محكم ومدربين قادرين على إكساب المشرفين هذه المهارات وفق منهجية علمية تتضمن تمارين ومقاييس وحالات تطبيقية تسهم في نقل هذه المهارات وترسيخها بشكل صحيح وفعال إلى المشرفين وتثبيتها لتكون سلوكا جديدا مكتسبا يساعدهم على أداء العمل الإشرافي بشكل صحيح.
إن العبرة في التدريب في رأيي هي في المدرب أولا، وتقنيات التدريب المستخدمة ثانيا، وبيئة التدريب ثالثا، سواء في بيئة العمل (مقر الشركة) أو في قاعة تدريب مهيأة للتدريب.
وأعتقد أن اختيار جهة التدريب المناسبة يسهم في تحقيق مثل هذا البرنامج التدريبي المهم، كما أن ضمان تطبيق برنامج قياس وتقييم البرنامج الثلاثي أي التقييم قبل تنفيذه، وأثناء التنفيذ، وبعد التنفيذ بعدة أشهر عامل مهم لضمان جودة نجاح البرنامج التدريبي وتحقيقه لأهدافه المرغوبة.
أما فيما يخص استفسارك عن مشكلة تعدد الجنسيات في الشركة وصعوبة الاتصال والتفاهم والتكامل بين فئات موظفي الشركة، فنود الإشارة إلى أهمية عمل برنامج تدريبي عن ثقافة المنظمة وتعني (مجموعة السلوكيات والعادات والقيم في المنشأة ) يساعد في إيجاد رؤية مشتركة للشركة، ويقدم ثقافة تنظيمية متسقة لجميع فئات الموظفين من مختلف الجنسيات، ويمكن تضمين مهارات ثقافة المنظمة في البرنامج التدريبي للمشرفين ليحقق أهداف الانسجام والتعاون والتكامل لجميع الموظفين ومن الجنسيات كافة في الشركة.
إن ثقافة المنظمة أصبحت من المعارف والمهارات الجديدة في عالم التدريب المعاصر، وذلك في ظل العولمة وتعدد الجنسيات والثقافات في بيئة العمل الواحد.
والله الموفق
فاكس 4615653
[email protected]