د. البخيت لـ"الاقتصادية": مفهوم "مكاتب دون ورق" أوصل "السياحة إلى جائزة أفضل تطبيق إلكتروني حكومي

أكد الدكتور صلاح البخيت نائب الأمين العام لقطاع المساندة في الهيئة العليا للسياحة أن حصول الهيئة العليا للسياحة على جائزة (أفضل تطبيق إلكتروني حكومي) في الدول العربية المقدمة من مجلة -ACN  Award -Arab computer News الصادرة عن شركة ITP العالمية المتخصصة في تقنية المعلومات والإدارة الإلكترونية كأفضل جهاز حكومي عربي في مجال تطبيق التعاملات الإلكترونية يعد تتويجا للتوجه الذي تنتهجه حكومة المملكة بقيادة خادم الحرمين الشريفين الملك عبد الله بن عبد العزيز حفظه الله بالعمل على تطبيق التعاملات الإلكترونية في الأجهزة الحكومية, والاهتمام الذي يوليه حفظه الله بالارتقاء بمؤسسات الدولة في المجالات التقنية والإدارية. وأشار في حديثه لـ "الاقتصادية" إلى أن حصول الهيئة على هذه الجائزة بعد منافسة مع عدد من الجهات والأجهزة الحكومية الخليجية والعربية يشكل إنجازا في سلسلة من الإنجازات والجوائز العربية والعالمية التي حققتها الهيئة في مجال التعاملات الإلكترونية, حيث نافست الهيئة عددا من الجهات الحكومية العربية هي شرطة دبي وحرس الحدود الإماراتي ووزارة التنمية الإدارية في مصر. وفي المرحلة الأخيرة تعادلت الهيئة مع ديوان حاكم دبي وفازت الهيئة ما يعني جدارتها في التفوق على الجهات ذات الخبرة والإمكانات الإدارية.
وأبان د. البخيت أن فوز الهيئة بعدد من الجوائز في التطبيقات الإلكترونية يأتي تتويجا للرؤية التي تبناها الأمير سلطان بن سلمان بن عبد العزيز الأمين العام للهيئة - رجل تقنية المعلومات الأول في المملكة لعام 2003م - بتطبيق مفهوم "مكاتب دون ورق", مشيرا إلى أن فوز الهيئة بجائزة أفضل تطبيق إلكتروني عربي يأتي امتدادا لحصولها على عدد من الجوائز وشهادات التقدير لنجاحها في تطبيق مفهوم الإدارة الإلكترونية في تعاملاتها الإدارية داخل الهيئة وخارجها.
وأوضح البخيت أن الهيئة العليا للسياحة تأسست في مطلع عام 2000م، وهذا يعني أنها بدأت في عصر الثورة التقنية في الشرق الأوسط ومثل هذا التوقيت كان تحدياً كبيرا للهيئة حيث كان لابد لها أن تواكب الثورة التقنية رغم أننا في السعودية مازلنا في البدايات في ذلك الوقت، بل أن الاتصال بالإنترنت لم يكن متاحا بالشكل الذي نراه الآن. لذا كان التحدي كبيرا إما الاستمرار مع هذا الإيقاع العصري أو العودة إلى الوراء وتبني المفهوم الإداري القديم وكان القرار من الأمير سلطان بن سلمان أمين عام السياحة هو تطبيق مفهوم "كتاب دون ورق" ومن هناك كانت البداية. ولعل ما ساعد على التقدم في هذا المجال هو أن الأمين العام وضع نصب عينه منذ تأسيس الهيئة أن تكون نموذجا للمنشأة الحكومية التي تتبنى مفهوم الإدارة الإلكترونية، وكانت رؤية الأمين العام أن تتبوأ الهيئة إداريا مركز الصدارة بين المنشآت الحكومية، وهذا ما تحقق بفضل الله بعد خمس سنوات من العمل الجاد والرؤية الواضحة، وهذا لا يعد مستغربا من الأمير سلطان بن سلمان فهو رجل مقتنع تماما بدور التقنية فهو الرئيس الفخري لجمعية الحاسبات السعودية في فترة سابقه ورجل التقنية الأول في المملكة لعام 2003م، فكان دعمه وحرصه دافعا للنجاح وهو أحد الداعمين الرئيسيين لنشر التقنية والوعي الإلكتروني، ما انعكس إيجابا على الهيئة خصوصا أن الأمير سلطان بن سلمان من مستخدمي التقنية المتقدمين والمتميزين هذا يجعلنا دائما تحت المجهر والسعي نحو الأفضل لتحقيق الأهداف.
ويضيف: "حقيقة لا تعد الهيئة هي الوحيدة في تطبيق المعاملات الإلكترونية بل هناك الآن العديد من الجهات الحكومية التي بدأت في تفعيل التقنية في المجالات الإدارية، وقدمت خدمات متميزة، ولكن الكثير ينظر للهيئة العليا للسياحة كنموذج مميز ولعل السبب في ذلك يعود إلى كون الهيئة تعد منشأة حديثة التأسيس، مما ساعدها كثيراً على الإبداع في رسم توجه واضح منذ البداية وهذا بلا شك يسهل كثيرا من مهمة أي منشأة ترغب في تطبيق مفهوم الإدارة الإلكترونية، لذا تجد أن المنشآت التي مر على تأسيسها سنوات طوال تتعب كثيرا ويكون الأمر مكلفا أكثر من كون المنشأة تأسست بمفهوم ورؤية واضحين منذ البداية".
وعن حصول الهيئة على جائزة التطبيق الإلكتروني يقول: "تأتي الجائزة ضمن سلسلة من الجوائز التي قدمتها جهات متعددة للهيئة على نجاحها في تطبيق التعاملات الإلكترونية وهذه ليست المرة الأولى التي تحصل فيها الهيئة على جوائز شهادات تقدير وتميز من جهات ربحية وغير ربحية ،فالهيئة كانت قد حصلت على شهادة الجودة العالمية (الآيزو) كاعتراف دولي بتقدم أنظمتها وإجراءاتها الإدارية ومنحت شهادة تطبيق نظام الجودة العالمي؛ نظير التزامها بتطبيق المعايير القياسية في التعاملات الإدارية، كما حصلت الهيئة على جائزة أوراكل، بعد أن أنجزت بنجاح خلال العام الماضي تطبيق مجموعة من التطبيقات والأنظمة المعتمدة على نظام "أوراكل" منها: مشروع تخطيط موارد المنشأة الحكومية الذي يحتوي على نظام الخدمات الذاتية ، نظام الموارد البشرية ، نظام المالية ، نظام المشتريات وتدريب منسوبيها على إتقان استخدام هذه الأنظمة بشكل متقدم وذلك محاولة من الهيئة للاستغناء عن التعامل بالمعاملات الورقية بأكبر نسبة ممكنة والوصول إلى أقصى سرعة لإنجاز المعاملات والقضاء على الروتين والتأخير الذي تسببه دورة المعاملات الورقية والاستعاضة عنها بالأنظمة الآلية. ولعل التقدير الذي حصلت عليه الهيئة من "أوراكل" كان بسبب تفهم شركة أوراكل العالمية لصعوبة تطبيق بعض الأنظمة في المنشآت الحكومية لذا كانت الهيئة نموذج تفتخر شركة أوراكل بتقديمه كشاهد على النجاح.
وأشار إلى أن الهيئة تتبنى رؤية واضحة حيث تعمل الهيئة على التخفيف من المعاملات والخطابات والتعاميم الورقية التقليدية. ومن هذا المنطلق وضعت الهيئة البنية التحتية الأساسية لأنظمة حاسوبية متطورة يعتمد عليها حيث إن أحد أهم أهداف مشاريع الهيئة التقنية هي (مكاتب دون ورق) وهذا ما تحقق بفضل الله من خلال تطبيق أنظمة سير العمل الإلكتروني، البريد الإلكتروني، الفاكس الإلكتروني، السجلات الإلكترونية، الأرشفة الإلكترونية وأنظمة المعلومات الجغرافية، وكذلك تطبيقات تخطيط موارد المنشأة من شركة أوراكل والتي أشرت إليها والذي يشتمل على أنظمة المشتريات والمالية والموارد البشرية والرقابة المالية. وقامت الهيئة بتطبيق أنظمة إدارة المشاريع الإلكترونية فالبنية التحتية للمعاملات الإلكترونية الحكومية في الهيئة كاملة وجاهزة من بناء الشبكات الحديثة والتطبيقات المتقدمة والتي يمكن أن نرى تأثيرها من خلال التواصل عبر شبكات الفيديو أو ما يسمى بـ (مؤتمرات الفيديو المرئية) مما يغني عن الحل والترحال وهو ما يوفر المال والجهد والوقت معاً .
ومن أبرز الأنظمة في الهيئة نظام سير العمل الإداري Workflow الذي يعد إحدى مبادرات الهيئة في مجال تطبيقات الإدارة الإلكترونية والتي حرصت على أن يتم التنفيذ بناءً على استراتيجية تضمن تقبل المستخدمين النهائيين للتغيير في إجراءات العمل الأمر الذي أدى إلى زيادة الكفاءة والإنتاجية للاستخدام في أقل وقت، كما تم إعداد برنامج تدريبي مكثف يشمل بناء فريقي عمل قادرين على قيادة المشروعين وتقديم التدريب وخلاصة التجربة إلى المستخدمين النهائيين، ويعمل النظام على تعزيز الإنتاجية في العمليات الرئيسية لقطاع المساندة وتكامل معلومات القطاع، مما يجنب الهيئة تكرار إدخال المعلومات والأخطاء المصاحبة لها، و قد أدى تطبيق النظام إلى تطوير إجراءات وسياسات العمل و رفع كفاءة الأداء وفقا لما توفره التقنيات الحديثة، وكذا تنسيق أساليب جمع المعلومات والمحافظة عليها مع تسهيل الحصول على المعلومات للمساندة في دورة اتخاذ القرار إضافة إلى تقليل الاعتماد على المعاملات الورقية وحفظ الوثائق والمعلومات بشكل إلكتروني مما يساعد على سرعة الاسترجاع والسرية.
كذلك يعد نظام التأشيرة السياحية الإلكترونية من أبرز الأنظمة حيث يعد من أحدث الأنظمة التي أنجزتها الهيئة بعد أن وقعت اتفاقية مع شركة العلم التابعة لوزارة الداخلية المتخصصة في أمن المعلومات والأعمال الإلكترونية وذلك لتقديم خدمات الدعم الفني لإنشاء وتشغيل نظام التأشيرة السياحية الإلكتروني. ويتم بموجب هذا النظام إصدار التأشيرات السياحية عبر نظام إلكتروني يقوم بتنفيذ عملية إصدار التأشيرات السياحية ويرتبط النظام بقواعد بيانات مركز المعلومات الوطني في وزارة الداخلية، وزارة الخارجية، وزارة الحج والهيئة العليا للسياحة. ويشمل النظام التبليغ عند المغادرة وتقديم خدمة الإحصائيات المستمدة من المعلومات المتوافرة لدى مركز المعلومات الوطني حول دخول وخروج السياح. كما يشتمل ربط الشركات السياحية بالنظام لتسهيل إجراءات طلب هذه الشركات للتأشيرات السياحية إلكترونياً بين الجهات المعنية الأخرى.
ومن أحدث الأنظمة التي أنهت الهيئة تطويرها هو نظام الخريطة الأثرية الإلكترونية حيث يتيح النظام إمكانية تعبئة استمارة بيانات أي موقع سواء كان أثريا أو تاريخيا أو تراثا شعبيا أو تراثا عمرانيا أو تراثا أدبيا بشكل آلي كما تشمل الأنظمة مشروع تفتيش مساكن الإيواء الذي يقدم النظام إمكانية تعبئة استمارة البيانات الأساسية للمنشأة سواء كانت فندقا أو شقة مفروشة، تسجيل الملاحظات على المنشأة ويتيح عملية البحث عن أي منشأة سواء باسم المنشأة أو درجتها أو رقم السجل التجاري وإمكانية تحديث نموذج بيانات المنشأة الأساسية ونموذج الاشتراطات والملاحظات.