نظام التسجيل الآلي في جامعة الملك سعود يضاعف أعباء العمل على مسجلات البيانات

أبدى عدد من موظفات عمادة القبول والتسجيل في جامعة الملك سعود استياءهن من نظام التسجيل الآلي الجديد الذي يطبق لأول مرة هذا العام على جامعات المملكة, مؤكدات أن نظام التسجيل الآلي لم يسهم في تقليل أعباء التسجيل كما كان متوقعا، بل على العكس ضاعف من عدد الإجراءات اللازمة لإتمام عملية التسجيل.
ولم يقتصر الاستياء من نظام التسجيل الآلي على الموظفات فقط، فكذلك الحال بالنسبة لأولياء الأمور الذين عبروا عن استيائهم من نتائج القبول, حيث أشار عدد منهم إلى أن بناتهم قبلن في أقسام لم يضعنها ضمن الرغبات عند تقديم طلب التسجيل, إضافة إلى أن مجرد سحب الملف استغرق ثلاثة أيام في بعض الحالات.
وفي هذا الصدد ذكرت مسجلة بيانات في جامعة الملك سعود ـ فضلت عدم ذكر اسمها ـ أن نظام التسجيل الآلي ضاعف من أعباء العمل في عمادة القبول والتسجيل، مبينة أن النظام السابق كان أفضل بكثير، حيث إن الطالبة تحضر بنفسها إلى الجامعة فيكون التسجيل فوريا, أما في النظام الآلي الجديد تسجل الطالبة عن طريق الإنترنت وفي حال قبولها ترسل الشهادة الثانوية وباقي الأوراق المطلوبة مرفقة بنسخة من خطاب الترشيح عن طريق البريد الممتاز, وحيث إن استمارة التسجيل في الإنترنت لا تحوي رقما متسلسلا اضطررنا إلى فرز الملفات يدوياً لتقسيم طلبات الفصل الأول عن الفصل الثاني ومن ثم التأكد من أن الأوراق المطلوبة مكتملة, بعد ذلك تم وضعها في ملفات ومن ثم إدخالها في الكمبيوتر.
وتقول موظفة أخرى "لم نستفد كمسجلات بيانات من النظام الآلي فحتى البيانات التي أدخلتها الطالبة مسبقا عند التسجيل عن طريق الإنترنت نضطر إلى إعادة إدخال معظمها مرة أخرى".
وتضيف "هذا الإرباك الحاصل كان من الممكن تلافيه لو وضع رقم تسلسلي لكل طالبة تسجل عن طريق الإنترنت ليسهل هذا الرقم الوصول إلى ملف الطالبة بدل الفرز اليدوي لآلاف الملفات الذي اضطرنا إلى العمل خارج ساعات الدوام الرسمي، أي حتى الساعة السابعة مساء وفي عطلة نهاية الأسبوع لإنهاء عملية التسجيل في الوقت المحدد".
كما أبدى عدد من أمهات الطالبات تذمرهن من نظام التسجيل الآلي لأن الكلية التي تم قبول بناتهن فيها ليست ضمن الرغبات التي أدخلنها عند التسجيل عن طريق الإنترنت. وهنا تقول عالية الحسين" فوجئت عندما جاء قبولي في قسم اللغة العربية مع أنني لم أضعه ضمن الرغبات عند التسجيل، إضافة إلى أن قبولي جاء للفصل الدراسي الثاني مع أن نسبتي 91 في المائة".
من جانبها, ذكرت والدة سارة أنها ترددت على الجامعة لمدة ثلاثة أيام متواصلة في سبيل سحب ملف ابنتها التي قررت التسجيل في جامعة أخرى, وتضيف لم أتوقع أن الأمر يحتاج إلى كل هذا الوقت, متسائلة عن سبب تطبيق نظام التسجيل الآلي قبل تجريبه, الأمر الذي ترتب عليه عدد من المشكلات, إضافة إلى التأخير في الإجراءات, منوهة إلى أن فترة التسجيل محدودة ولا تحتمل أي تأخير, فلو تأخر حصولي على ملف ابنتي أكثر من ذلك لما تمكنت من التسجيل في أي جامعة أخرى.
في المقابل قالت الجوهرة الباز، مشرفة القبول في عمادة القبول والتسجيل في جامعة الملك سعود" بحكم أن نظام القبول الآلي نظام جديد ويطبق لأول مرة فلا بد أن يكون له سلبيات كما له إيجابيات كحال أي نظام جديد", وتابعت" بالنسبة إلى السلبيات التي ظهرت خلال القبول لهذا العام، هناك لجنة خاصة تعنى بهذا الأمر وستعمل على تلافي هذه السلبيات في السنوات المقبلة".
وأكدت الباز أن النظام الآلي خدم شريحة كبيرة من الطالبات، حيث تم إقفال القبول عند نسبة 89.70 في المائة للفصلين الأول والثاني وبلغ عدد المسجلات خلال هذا العام نحو سبعة آلاف طالبة, مشيرة إلى أن نظام التسجيل الآلي لا يسمح بالتسجيل في أكثر من جامعة أو كلية وبذلك يحجز لكل طالبة مقعد واحد فقط لتتيح الفرصة لغيرها، بينما في النظام السابق كانت الطالبة تسجل في أكثر من كلية في وقت واحد.
وأوضحت الباز أن من ميزات النظام الآلي أنه خدم الطالبات اللاتي في خارج المملكة أو في مدن غير مقر الكلية، فلا تضطر العائلة إلى الحضور إلى مقر الجامعة للتسجيل بل يمكنها أن تسجل عن طريق الإنترنت من أي دولة ومن ثم ترسل الأوراق المطلوبة بالبريد, مشيرة إلى أنه تم استقبال طلبات من الولايات المتحدة ومن غيرها من الدول.
وحول الشكوى من تأخر تسليم ملفات الطالبات في حال رغبن في سحب طلب التسجيل من الجامعة, أبانت مشرفة القبول أن هناك تعليمات واضحة في استمارة التسجيل تنص على أنه لا يحق للطالبة التي ترسل ملفها للجامعة سحبه إلى بعد انتهاء فترة القبول والتسجيل في جميع جامعات المملكة. وزادت "ولكن مع الأسف الطالبات لا يتقيدن بالتعليمات, وتعاونا من عمادة القبول والتسجيل في الجامعة نسمح بسحب الملف إلا أن ذلك يتطلب بعض الوقت لأن إرسال الملفات تم عن طريق البريد من دون رقم محدد لكل ملف لذلك نحتاج إلى فرز الملفات يدوياً ما قد يستغرق وقتا بسبب كثرة عدد الملفات".
وتوضح الباز أن نظام التسجيل الآلي سيكون في وضع أفضل في السنوات المقبلة، حيث ستعمل الجامعة على تلافي السلبيات التي حصلت هذا العام, مؤكدة أن نجاح التسجيل الآلي يعتمد كذلك على وعي الطالبات واتباعهن تعليمات التسجيل بدقة.