الأعمال الإدارية وحاجتها إلى التقارير والمعلومات الدورية

تتطلب جميع الأعمال سواء الحكومية أو التجارية العامة أو الخاصة مهما كان حجمها أو تخصصها الاطلاع على البيانات والمعلومات التي تساعد الإدارة العليا على اتخاذ القرارات السليمة لإدارة أعمالها، ولا يمكن أن يتم ذلك إلا من خلال الاتصالات القوية والدائمة مع الإدارات المساندة التي تمكنها من التزود بالمعلومات والبيانات والإحصاءات اليومية والدورية التي تساهم في معرفة ما يجري من عمل في الإدارة لينبني عليها اتخاذ القرارات الإدارية السليمة والفاعلة ونتيجة للحاجة إلى تسجيل البيانات والحصول على المعلومات نشأت فكرة إعداد تقارير الأعمال.
وتعتبر التقارير من الأدوات المهمة في مجال الأعمال وتعتمد جميع التقارير الحديثة على رصد وتدوين المعلومات والبيانات والإحصاءات بصفة دورية وتحويلها من مجرد أرقام تحتفظ بها الإدارة إلى ثروة معلوماتية قد يتم الرجوع إليها وتتضاعف قيمتها حسب استخدامها، ولا يمكن متابعة سير الأعمال الإدارية وتطويرها وتنميتها إلا بالاطلاع على التقارير المعتمدة على المعلومات والإحصاءات الواقعية، ويجب أن يحتوي التقرير على جميع المعلومات والبيانات اللازمة الإيجابية منها والسلبية لإظهار الصورة الحقيقية عن العمل ورفعها للإدارة العليا، ولا بد أن تكون صياغة التقارير بأسلوب مهني ويتماشى مع رؤية المؤسسة وأهدافها ويتوافق مع فكر وثقافة المتلقي ويمثل للاحتياجات الواقعية للمؤسسة ويهدف إلى جعل متخذ القرار مطلعا على كل التفاصيل اللازمة للعمل.
وتتطلب كتابة التقارير ثقافة واسعة وخبرة سابقة عن الموضوع الذي سيكتب التقرير عنه، ويجب أن يكون معد التقرير من المختصين ليسهل على المتلقي فهمه ومناقشته واتخاذ القرار الصائب بشأنه، ولن يتحقق الهدف من التقرير إلا إذا كان معده يعرف طبيعة العمل وما المطلوب تحقيقه وما هي حاجة الإدارة العليا في الاطلاع عليه لتسهل من مهمة اتخاذ القرار ويجب أن يحتوي التقرير على البيانات والمعلومات مع ذكر مصادرها ودراستها وتحليلها ومن ثم التوصية باتخاذ الخطوات والإجراءات المناسبة لها وتعتبر التقارير حلقة الوصل بين معد التقرير والمتلقي له ويساهم في تقريب وجهات النظر بين العاملين ووسيلة لنقل المعلومات والأفكار ومناقشتها ويساهم في المشاركة في اتخاذ القرارات الجماعية التي تساهم في تحقيق أهداف الإدارة ولكي تكون التقارير مقبولة يجب أن تراعي التالي:
1 ـ أن يحتوي التقرير على معلومات صحيحة غير مضللة مع ذكر مصدر المعلومة.
2 ـ أن تكون المعلومات واضحة غير مبهمة أو تحتمل أكثر من تفسير.
3 ـ أن يكون التقرير معتدلا غير مطول فيصبح مملا وغير مختصر فيصبح مبتورا.
4 ـ يجب أن يكتب التقرير بأسلوب مهني وشائق ويمكن استيعابه.
وغالبا ما يثبت في التقارير تواريخها وأرقامها التسلسلية والجهة الصادرة عنها والتوصيات والقرارات المتخذة بشأنها وتطبيقها ومتابعتها، مما يسهل من تدوين وتثبيت جميع البيانات والمعلومات والإحصاءات والتقارير وتوثيقها كمرجع تاريخي لأعمال الإدارة وتطورها وحفظها والرجوع إليها بشكل أسهل وأسرع وتحقق التقارير أهدافا كثيرة، منها:
أ ـ تسجيل المعلومات والبيانات والإحصاءات عن المنشأة وتوثيقها والاستفادة منها وقت الحاجة.
ب ـ تحليل المعلومات والبيانات ودراسة نتائجها للاستفادة منها.
ج ـ عرض المعلومات الموثقة مقرونة بالآراء مع التوصيات المقترحة.
د ـ سهولة إقناع المسؤولين والإدارة بتطبيق التوصيات المقترحة لاحتوائها على حقائق وأرقام.
هـ ـ إمكانية تنظيم المعلومات والبيانات والإحصاءات وعرضها بأشكال مختلفة مثل رسوم بيانية أو غيرها وعرضها على جميع المهتمين ليسهل فهمها والاستفادة منها.
ولا يقتصر التقرير على البيانات والمعلومات والإحصاءات والجداول والرسوم البيانية، بل يقدم تحليلا لهذه المعلومات والحقائق ومدلولاتها وعرضا لرأي معد التقرير والنتائج المتوقعة ويسمى هذا النوع التقارير التحليلية، لأنه يهتم بالنتائج بعد الحصول على المعلومات ودراستها وتوضيح الإيجابيات والسلبيات وغالبا ما تكون التقارير التحليلية مؤثرة في اتخاذ القرارات القوية والعاجلة مثل تقارير دراسة الأسواق وتقارير المبيعات والمشتريات ونسبة الحصة السوقية والإنتاج وغيرها من التقارير الكثيرة التي تهتم بالأعمال اليومية والإنتاجية.

وهناك التقارير الفنية أو المهنية وهي تقارير علمية خاصة تقدم لمجموعات عمل متخصصة مثل الأطباء أو المهندسين أو الباحثين في مراكز الأبحاث العلمية وغالبا ما تستخدم هذه التقارير أدوات مختلفة في التعبير لا يفهمها القارئ العادي، وتتميز التقارير الفنية بالآتي:
1 ـ يحتوي التقرير على المعلومات العلمية الأساسية دون تفسير أو تعليق.
2 ـ تكثر فيها المصطلحات والرموز والعبارات الفنية غير معروفة وغالبا إلا للمتخصصين.
3 ـ تعتمد على الرسوم البيانية والجداول والمعادلات الخاصة بالمتخصصين.
4 ـ تتصف التقارير الفنية بالواقعية في توصياتها والجدية في معالجاتها،
وغالبا ما تحتاج التقارير الفنية إلى إعادة كتابتها وصياغتها وتبسيطها لتقديمها للإدارة العليا لاعتمادها وإقرارها.
وتحتاج الإدارات الإنتاجية والخدمية إلى تقارير متكررة ومستمرة وقد تكون يومية أو عند تسلم كل مجموعة عمل عملها (الوردية) وهذه التقارير غالبا ما تكون جاهزة ومعدة لها نماذج واستمارات خاصة وتحتوي على استيفاء جميع البيانات بشكل موحد بحيث تتم تعبئتها من الشخص المكلف بالمهمة وألا يترك لمعد التقرير قدر كبير من التصرف في كتابته.
والتقارير من أهم وسائل الاتصال بالإدارة العليا، بحيث تعقد الاجتماعات لمناقشة ما جاء فيها من معلومات وأفكار ودراستها واتخاذ الإجراءات أو التوصيات أو القرارات اللازمة لمصلحة العمل والتقارير تسهل من عمل المسئولين وتساهم في المشاركة في اتخاذ القرارات بناء على ما جاء في التقرير من توصيات.
وقد يعاني بعض العاملين في إدارة واحدة من سوء الفهم فيما بينهم بسبب غياب المعلومات والبيانات والتقارير التي توضح إجراءات العمل المتبعة ورؤية الإدارة ورسالتها وأهدافها ومسؤولية كل عامل والنتائج المتوقعة منه، مما يساهم في زيادة الخلافات فيما بينهم وإضعاف إنتاجيتهم وتكرار أخطائهم والتقليل من انتمائهم الوظيفي، واللوائح والتقارير هي الأداة والوسيلة التي يستطيع العاملون من خلالها فهم طبيعة العمل وتطبيق الإجراءات المطلوبة من خلال المعلومات الواضحة والبيانات الدقيقة والتقارير الدورية ويمكن جعل فريق العمل متجانسا ومتعاونا فيما بينهم بعد اطلاعهم على الأنظمة واللوائح والتقارير التي تسهل لهم أعمالهم، بحيث يتعرف الجميع على واجباتهم ومسؤولياتهم وإجراءات العمل الواجب اتباعها.
والله الموفق.

<p><a href="mailto:[email protected]">ali_alajlan@yahoo.com</a></p>