دعت وزارة التجارة الشركات إلى الالتزام بإيداع قوائمها المالية المعتمدة عبر برنامج الإيداع الإلكتروني "قوائم" من خلال مكاتب المحاسبة القانونية المرخصة أو عن طريقة الشركة عبر الموقع الإلكتروني qawaem.bc.gov.sa ، وذلك تحقيقاً لمبادئ الحوكمة والشفافية بين الشركات والجهات الحكومية ذات العلاقة وجهات التمويل والمساهمين والمستثمرين.

وأكدت "التجارة" متابعتها لعمليات إيداع القوائم المالية للشركات المساهمة المقفلة أو ذات المسؤولية المحدودة، مبينةً أهمية مسارعة الشركات بإيداع قوائمها تطبيقاً لما نص عليه نظام الشركات وتجنباً للعقوبات المقررة في حال التأخر عن الفترة النظامية للإيداع والمحددة نظامياً بأربعة أشهر للشركة ذات المسؤولية المحدودة من نهاية السنة المالية، وقبل تاريخ انعقاد الجمعية العامة بـ 15 يوماً للشركة المساهمة المقفلة والتي تنعقد خلال ستة أشهر من نهاية السنة المالية.

وأوضحت "التجارة" آليات إعداد الوثائق المالية لشركات المساهمة المقفلة حيث يُعد مجلس الإدارة القوائم المالية للشركة وتقرير عن نشاطها ومركزها المالية عن السنة المنقضية، ويضمن هذا التقرير الطريقة المقترحة لتوزيع الأرباح، بالإضافة إلى وضع الوثائق تحت تصرف مراجع الحسابات قبل الموعد المحدد لانعقاد الجمعية العامة بـ 45 يوماً، كما يُعد المديرون في الشركات ذات المسؤولية المحدودة عن كل سنة مالية القوائم المالية للشركة وتقريراً عن نشاط الشركة ومركزها المالي واقتراحاتهم في شأن توزيع الأرباح، وذلك خلال ثلاثة أشهر من نهاية السنة المالية.