عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية، فجميعنا نواجه نفس التحدي -هناك 24 ساعة فقط في اليوم. وبما ان أفضل الأفكار لا قيمة لها حتى يتم تنفيذها، فان استغلالك الوقت على نحو فاعل لا يقل أهمية عن أي شيء آخر في قطاع الأعمال. وليس هناك طريقة للوصول إلى أهدافك أفضل من ايجاد طرق للاستفادة من الوقت الثمين المتاح لك على النحو الامثل بحسب فوربس الشرق الأوسط.

انه شعور جميل جدا أن تغادر مكتبك بعد يوم فائق الإنتاجية. إنك لا تحتاج إلى العمل لفترة أطول أو ارهاق نفسك -فقط تحتاج للعمل بذكاء أكبر.

واليك فيما يلي 6 خدع سهلة من شأنها أن تجعلك أكثر إنتاجية:

1- لا تؤجل تنفيذ المهام أبدا: لا تعلق عملا الى وقت لاحق، لأن الرجوع اليه من جديد هو هدر كبير للوقت. لا تقم بحفظ رسالة بريد إلكتروني أو مكالمة هاتفية للتعامل معها فيما بعد. بمجرد أن يلفت أمر ما انتباهك فعليك أن تتمه او تكلف به شخصا اخر أو تحذفه.

2- ابدأ بالمهام التي لا تفضلها: عليك دائما البدء بالمهام التي تخشاها او لا تملك أي حافز الى القيام بها. اذا ابقيتها معلقة، سوف تهدر وقتك وأنت تفكر فيها. إذا قمت بهذه المهام على الفور فإنك ستتفرغ للقيام بالمهمات الأخرى التي تحفزك وتلهمك.

3- تحرر من المهام المستعجلة: فعادة ما يجد المرء نفسه مضطرا الى اعطاء الاولوية للمهام المستعجلة البسيطة على حساب المهام الكبرى المؤثرة؛ وهذا بدوره يخلق مشكلة كبيرة لأن المهام العاجلة غالبا ما يكون تأثيرها ضئيلا. الحل هنا اما الغاؤها أو تفويضها إلى شخص ما. اذا لم تفعل ذلك، فقد تجد أنك بعد مرور أيام أو أسابيع لم تقم بأي مهمة ذات شأن.

4- قل لا: لا هي كلمة قوية يجب عليك استخدامها. عندما يحين الوقت لقول لا، تجنب عبارات مثل “لا أعتقد أنني أستطيع” أو “لست متأكدا”. قول لا لالتزام جديد يظهر احترامك لالتزاماتك الحالية ويتيح لك فرصة تحقيقها بنجاح وكفاءة. وتبين البحوث التي أجريت في جامعة كاليفورنيا في سان فرانسيسكو أنه كلما كان قولك لا أكثر صعوبة، كان تعرضك للضغط والاجهاد والارهاق اكبر. تعلم استخدام كلمة لا، وسوف تحسن من مزاجك، وكذلك إنتاجيتك.

5- جدولة رسائل البريد الإلكتروني: يجب عليك التحقق من البريد الإلكتروني وفق جدول زمني، والاستفادة من الميزات التي تعطي الأولوية للرسائل حسب المرسل. فعّل خيار التنبيهات لاهم البائعين وأفضل العملاء، واحفظ الرسائل المتبقية حتى الوقت المحدد في الجدول الزمني. يمكنك ايضا إعداد الرد التلقائي الذي يتيح للمرسلين معرفة متى سوف تتحقق من بريدك الإلكتروني مرة أخرى.

6- تجنب تعدد المهام: فهو يقلل الإنتاجية، حيث تؤكد الأبحاث التي أجريت في جامعة ستانفورد أن تعدد المهام أقل إنتاجية من القيام بشيء واحد في كل مرة. ووجد الباحثون أن الاشخاص الذين يتلقون معلومات الإلكترونية من عدة طرق لا يمكن أن يكونوا متنبهين أو يتذكروا المعلومات أو ينتقلوا من مهمة إلى أخرى.

إن تعدد المهام يقلل من الكفاءة والأداء لأن عقلك يمكن أن يركز فقط على شيء واحد في نفس الوقت. عندما تحاول أن تفعل شيئين في آن واحد، يفتقد دماغك القدرة على أداء كلا المهمتين بنجاح.