حسب النظام

يمر بموظفي المؤسسات الحكومية والخاصة بعض المصطلحات الإدارية، التي هم في حاجة لمعرفتها لفهم حقوقهم وواجباتهم ولترسيخ المفاهيم الأساسية لمساعدتهم على الانتظام في العمل. يقع عدد من الموظفين في أخطاء نظامية نتيجة لسوء الفهم والخلط في أداء أدوارهم أو لعدم اطلاعهم ومعرفتهم حقوقهم وواجباتهم. لذلك، يتعين على الموظفين إدراك سياسات وتوجهات مكان عملهم الداخلية والخارجية والتعرف من كثب على رؤية ورسالة وأهداف مكان العمل عند التحاقهم به، مع أهمية فهم جميع الأنظمة واللوائح الخاصة بمكان العمل.
يتعجب بعض الموظفين الجدد من استخدام عبارات غير دقيقة مثل ''حسب النظام، أو كما تنص القوانين''، دون ذكر أي نظام أو أي قانون مقصود، هل هو نظام الوزارة أو المؤسسة الحكومية أو نظام الخدمة المدنية أو نظام العمل أو اللوائح التنظيمية أو اللوائح التنفيذية أو أنظمة الدولة الأخرى، أو بعض الإجراءات الإدارية المعتادة لترتيب العمل، القابلة للتغير ولا تصل لمستوى النظام أو اللائحة. أحيانا، يتشدق عدد من صغار المسؤولين ببعض الأمور على أنها جزء من النظام، ولا يعلم المراجع أو الشخص المعني أي نظام هذا ولا أي مادة ولا أي فقرة.
يعتقد كثير من الموظفين أن لمديريهم ومشرفيهم السلطة الكاملة في تحديد المهام وتوزيع العمل على موظفي الأقسام بالشكل المناسب لهم، ويعود سبب هذا الاعتقاد لسوء فهم كثير من المسؤولين والموظفين بمعنى السلطة. التي تعرف بالحق في اتخاذ القرارات لإنجاز أعمال محددة تحقق أهداف المؤسسة. ويقع عديد من الموظفين لاستغلال رؤساءئهم لجهلهم بمهامهم، وبعض الموظفين يتسلمون أعباء عمل إضافية نتيجة سوء فهم مسؤوليهم للأنظمة واللوائح، حيث يعتقد بعض المسؤولين أن من حقهم إصدار الأوامر للموظفين لقضاء حوائجهم مثل توصيل الموظف أبناء مديره من وإلى المدرسة، أو العمل على شراء احتياجاتهم اليومية، أو تكليف الموظفين بالعمل على القيام ببعض الأمور التكميلية والتجميلية لمكان العمل عوضا عن تكليف جهة مختصة بذلك. وتتعدد الطلبات، في الوقت الذي يعمل فيه الموظف على تلبية أوامر واحتياجات مديره الخارجة عن إطار مهام عمله. قد يكون الموظف مدركا لما له وما عليه، مع ذلك لا يستطيع رفض أوامر مديره بسبب الخوف من ترصد المدير مثل تكليفه بالأمور الشاقة، داخل نطاق العمل، عوضا عن زملائه، أو حرمانه من الانتدابات أو محاولة الانتقاص من عمله. بعض المسؤولين يستفزون موظفيهم بطرق غير مباشرة كالإنقاص من التقييم السنوي بهدف التأثير في ترقيتهم، وهو أمر يسعى كثير من الموظفين للحصول عليه.
من جهة أخرى، يعد تفويض السلطة أمرا أساسيا لعديد من الإدارات. مع ذلك، يميل عدد من المسؤولين إلى تفويض السلطة بشكل مبالغ فيه. حيث يفوض المسؤول جميع مهامه لموظفين آخرين ولا يتبقى له شيء، مع أن الهدف الأساس من تفويض السلطة - كما يرى بعض المختصين - هو تخفيف تركيز السلطة بسبب زيادة المسؤوليات والأعباء في بعض الإدارات.
يجدر بالذكر أن الوصف الوظيفي للعمل لا يتطابق مع طبيعة العمل. وتكثر هذه الظاهرة في عديد من مؤسسات القطاع العام، مما يسبب تداخلا في الصلاحيات وتكرارا في العمل. وربما ليس لدى أغلبها توصيف لعمل كل موظف. كما أن مطالبة العاملين في أقسام المؤسسات بالقيام بأعمال لا تقع تحت قائمة مهامهم الأساسية، قد يؤدي إلى ضعف أو بطء الإنتاج.
على وزارة الخدمة المدنية وأقسام شؤون الموظفين وإدارات القوى العاملة، دور كبير في توعية الموظفين في الدوائر الحكومية في أهمية فهمهم لوصف عملهم الوظيفي ومطابقة مهامهم بهذا الوصف، وفهم مستحقاتهم المالية والعلمية والثقافية والتعليمية والتدريبية وأساليب التقويم وعناصره، وحقوقهم وواجباتهم والإجازات، وحتى المستحقات التقاعدية من أول يوم وظيفي لهم.