مع مرور الوقت، صارت كلمة ''تعدد المهام'' شائعة، وأصبح الناس يستخدمونها لوصف كيفية إدارة المهام المتعددة. ولكن في الواقع، أظهرت الدراسات أن العقل البشري غير قادر على التركيز في مهام متعددة في الوقت نفسه. فمثله مثل الكمبيوتر، السبيل الوحيد لديه لتحقيق تقدم في عدة مهام في الوقت نفسه هو التحول من مهمة إلى أخرى، وهكذا.
يشير الكتاب إلى أن عملية تعدد المهام هذه هي في الواقع عملية غير فعالة على الإطلاق، لأنه في كل مرة يتوقف فيها المرء عن فعل شيء ويبدأ في شيء آخر، تكون هناك تكلفة ما. وتقلل تكلفة التحول من مهمة إلى أخرى من فعالية العقل البشري وتؤدي إلى تشتت بين النشاط والإنجاز.
والرسالة التي ينقلها الكتاب واضحة: إن تعدد المهام لا ينجح لأن الناس تميل إلى التركيز في التفكير، ولكنه أيضا يجعل عملية التفكير غير فعالة. وفي الواقع فإن تعدد المهام مسؤول إلى درجة كبيرة عما يقدر بنحو 28 في المائة من الوقت المهدر في كل يوم عمل بسبب المقاطعات والمشتتات.
إن تأسيس أو امتلاك أو إدارة إحدى الشركات ليس بالأمر السهل، حيث يصفه البعض بأنه كالمشي على حبل رفيع. وبالنسبة لمعظم قادة الشركات، هذه الحقيقة هي نتيجة لاختيارهم الذي قاموا به بناء على فهمهم لدورهم في عملهم.
يعاني الكثير من المديرين كثرة المقاطعات في العمل: فهناك الكثير من الاجتماعات، والمكالمات الهاتفية، والرسائل الإلكترونية، والرسائل النصية، والطرقات على الباب، وكلها من موظفين يحتاجون إلى معلومات بشأن قرار أو قضية يواجهونها.
من المهم هنا الاعتراف بالوقت المهدر بسبب المقاطعات. إن القيمة الحقيقية في تجاهل المقاطعات في أوقات معينة تكمن في زيادة الفعالية التي تتحقق من التركيز على هدف واحد بدلا من الانتقال المستمر بين المهام. من الإجراءات المرشحة:
ــــــ فحص البريد الإلكتروني مرة أو مرتين في اليوم وتحديد فترة زمنية معينة لقراءتها والرد عليها.
ــــــ إعلام الناس بالأوقات التي يتم فيها الرد على رسائل البريد الإلكتروني.
ــــــ تحديد أوقات لاستقبال الموظفين والزوار في اليوم لضمان عدم المقاطعة.
ــــــ تحديد أوقات معينة للاجتماعات والتركيز على جدول الأعمال.
الخلاصة هي التحكم في التكنولوجيا لتحقيق الاستفادة الكاملة منها دون أن تتحكم هي فينا، وهذا يوفر الوقت ويقلل إهداره. لأن تغييرات صغيرة مثل هذه يمكن أن تؤدي إلى نتائج ممتازة.
