«الكهرباء» تعرض أفكار موظفيها .. ماسح ضوئي ومراجعة إلكترونية وفرا الملايين

يرعى الأمير محمد بن فهد بن عبد العزيز أمير المنطقة الشرقية ملتقى الشركة السعودية الـ 14 لإدارة الجودة الشاملة تحت شعار (الجودة الشاملة .. واحة إبداع) الذي سيقام غدا وبعد غدا، حيث يصاحب الملتقى معرض يقام لأول مرة تعرض فيه أبرز إبداعات منسوبي الشركة ومواهبهم من خلال مشاركتهم في برامج إبداع وتحسين وتميز. وأوضح عبد السلام بن عبد العزيز اليمني نائب الرئيس للشؤون العامة في الشركة أن برنامج الملتقى يشتمل على عديد من المحاور، منها الاتجاهات الحديثة في إدارة الجودة الشاملة وقياس فاعلية التطبيق ومداخل التقويم ومتطلبات نجاح إدارة الجودة الشاملة لتحقيق التميز المؤسسي وتكاملية العلاقة بين إدارة الجودة الشاملة وبطاقة قياس الأداء المتوازن ومدى تأثيرها على استراتيجية المؤسسة.
وأضاف أن الملتقى سيستعرض تجارب ناجحة محلية وعالمية لتطبيق إدارة الجودة الشاملة والتغيير الفاعل وأثره في الأداء المؤسسي، مبينا أن أكاديميين ومديرين ومختصين في الجودة في قطاعات الأعمال المختلفة من صناعية وخدمية وتعليمية وطبية ومالية وحكومية، إضافة إلى بعض منسوبي الشركة سيشاركون في تقديم بعض أوراق العمل.
وأشار إلى أن برنامج الملتقى يشتمل على عشر أوراق عمل، من بينها ورقة عن الدعائم الخمس للتميز المؤسسي يقدمها جيمس هارنجتون الرئيس التنفيذي لمعهد هارنجتون، وورقة عن دور التخطيط التشغيلي في تطبيق استراتيجية الجودة للمهندس عصام بن أحمد الرحبي من شركة خبراء للتطوير. كما سيتضمن البرنامج محاضرة يقدمها ريتشارد ويتميز من شركة جنرال إلكتريك عن الجودة من النظرية إلى التطبيق، وورقة أخرى بعنوان ''الطريق إلى بيئة عمل معافاة'' يستعرضها الدكتور في المجلس السعودي للجودة الدكتور نشأت نفوري ، بينما يقدم الدكتور هادي التيجاني الرئيس التنفيذي لمركز أبوظبي العالمي للتميز المؤسسي محاضرة عن الأصول الفكرية للجودة الشاملة وأثرهـا في تفعيل الأداء المؤسسي.
وأضاف عبد السلام اليمني أن هذا الملتقى سينظم لأول مرة معرضاً لعرض إبداعات موظفي الشركة في الجوانب التي تتعلق بمهام الشركة والأخرى التي لها علاقة بمهارات موظفيها، ويتكون من 36 جناحاً أُعدت بطريقة تتناسب وإبداعات المشاركين فيه من حيث تنوع الأفكار والمواد المعروضة، التي أبدع فيها موظفو شركة الكهرباء عبر مشاركتهم في برامج إبداع وتميز وتحسين، حيث شارك 10800 موظف في هذه البرامج واستطاعوا خلال 15 عاماً مضت توفير 550 مليون ريال بأعمال ابتكارية، تحسينية وتطويرية وأكد أن مجتمع الشركة السعودية للكهرباء ثرى بالمبدعين الذين وجدوا بيئة عمل خصبة وملائمة ومحفزة للتألق والإبداع، والدعوة مفتوحة لزيارة المعرض ومشاهدة هذه الإبداعات على أرض الواقع. من جهتهم عبر منسوبو شركة الكهرباء المكرمون ضمن فرق تحسين، عن سعادتهم البالغة بالتكريم، مؤكدين أن التكريم سيساعدهم على الإبداع أكثر في المرحلة المقبلة وسيسهم في حفزهم لمزيد من الإبداعات، مشيرين إلى هاجس خفض التكاليف وجودة الأداء والعمل على تحسينه كان هاجسهم وسيظل هكذا حتى يتمكنوا من تقديم أفضل الخدمات لمشتركي الشركة.
يشار إلى أن الشركة ستكرم خلال هذا الملتقى 85 موظفاً عملوا خلال عام كامل على 11 دراسة تحسينية وفرت عشرات الملايين من الريالات للشركة سواء بشكل مباشر أو خلال السنوات المقبلة خلال تعميم تطبيقها..
هنا موجز لتلك الدراسات التحسينية لهذه الفرق:

المسح الضوئي لمستندات ووثائق المساهمين
الشؤون العامة ـ شؤون المساهمين - المركز الرئيس.
مدير العملية: سعد بن مشبب القحطاني.
قائد الفريق: عبد الهادي محمد الغامدي.
الأعضاء: عبد المحسن خالد بوعلي، غتار مناحي بن عبود الرق، سعد عبد الله السيف، صالح إبراهيم الزكري، علي سعد آل فردان وعلي سليمان الهلال.
وضع العملية قبل التحسين:
حفظ مستندات المساهمين في صناديق حديد ودواليب مختلفة.
حجز مساحة كبيرة في المستودعات.
أسلوب وطريقة الحفظ تختلف من منطقة إلى أخرى.
صعوبة الرجوع لبعض المستندات لما يعتري بعضها من الأتربة والتهالك.
وضع العملية بعد التحسين: السرعة في الأداء وإظهار النتائج.
المحافظة على جودة سجلات وملفات المساهمين.
تبسيط الإجراءات بحيث تحقق المطلوب باستخدام الأنظمة الآلية.
الوفر في المساحة المستغلة لأرشيف المساهمين.
أهم مقاييس التحسين في العملية: تقليل التكلفة واستخدام تقنية المعلومات الحديثة.
التحسينات والابتكارات: إعادة هيكلة سجلات وملفات المساهمين.
ميكنة إجراءات العمل بإدارة شؤون المساهمين.
استخدام النظم الآلية الحديثة للاطلاع على ملفات المساهمين.
تصوير المستندات عن طريق المسح الضوئي وحفظها على قاعدة بيانات في الحاسب الآلي.
الفوائد المتوقعة من التحسين: حفظ سجلات المساهمين.
تقليص التكاليف في تخفيض العمالة والمساحة.
سهولة وسرعة الاطلاع على سجلات المساهمين.
تحسين تنفيذ مهام المراجعة إلكترونيا ومتابعة تنفيذ التوصيات
المراجعة الداخلية ـــ الغربية
مدير العملية: محمد عبد الرحمن الدباغ.
قائد الفريق: عبد المنعم مانع العتيبي.
الأعضاء: شافي على شكوان، عبد الله منصور الهاجري، سعد ناصر الخالدي، عبد العزيز محمد العيسى، أحمد على الزامل وأشرف عبد السلام نوفل.
وضع العملية قبل التحسين: يقوم بعملية الإشراف وتطوير النظام والتنسيق مع تقنية المعلومات موظف واحد فقط على وظيفة (مراجع).
يتم استخدام النظام بنسب متفاوتة بين المراجعين ومديري المراجعة والمساعدين.
لم يتم استخدام النظام من قبل إدارة المراجعة الخاصة وضبط الجودة.
أهم مقاييس التحسين في العملية:
الوقت: اختصار الوقت في ترحيل البيانات.
الإجراءات: تم تقليص الإجراءات بعدد 38 خطوة بنسبة 43 في المائة.
التكاليف: توفير مبالغ مالية تقدر مليون ريال.
التحسينات و الابتكارات: تحويل بيانات مهام المراجعة ومتابعة التوصيات إلى قواعد البيانات على SQL، الربط الآلي بين معلومات النظام وخاصة الملف الآلي ومتابعة تنفيذ التوصيات.
الفوائد المتوقعة من التحسين: توفير مبالغ مالية عن شراء نظام لإدارة ومتابعة أعمال المراجعة الداخلية.
تحقيق نظام الرقابة الداخلية على المهام.
سرعة ودقة استخراج البيانات الإحصائية.
الاستفادة من وقت المراجعين في تنفيذ مهام أخرى.
فحص وإصلاح كابلات الجهد المنخفض
التوزيع وخدمات المشتركين ــ إدارة كهرباء الأحساء ـــ الشرقية.
مدير العملية: إبراهيم ناصر الملحم.
قائد الفريق: عبد العزيز محمد البشر.
الأعضاء: سعد بوقبيع، صالح الخليفة، أحمد البطي، خالد الأحمد، محمد الجري، محمد المطر وأنور الجريش.
وضع العملية قبل التحسين: يتم استبدال الكابلات المعطوبة التي يزيد طولها على 30 مترا خلال الإصلاح، كما أن عملية الإصلاح تستغرق وقتاً طويلا نظراً لمحدودية القوى العاملة في وحدة الفحص وتحديد الأعطال وعدم إعطاء أعطال الجهد المنخفض أولوية.
أهم مقاييس التحسين في العملية:
الوقت: يتم تقليص الوقت اللازم لإصلاح أعطال الجهد المنخفض.
الإجراءات: تسهيل الإجراءات حيث يقوم قسم صيانة الشبكة بتحديد العطل وإصلاحه فور وصول الطلب من قسم الأعطال.
التكاليف: وفر مالي سنوياً إذا تم تغيير إجراءات استبدال الكابلات المعطوبة وتقليص الطول من 30 إلى 15 مترا.
التحسينات و الابتكارات: توفير جهاز فحص لاستخدامه في تحديد موقع العطل وإصلاحه مباشرة.
يقوم قسم أعطال الشبكة بالتنسيق مع الصيانة لفحص وإصلاح الكابل في اليوم نفسه إذا كان طوله أعلى من 15 مترا. والإبقاء على الإجراء الحالي للكابلات غير القياسية وهو تغييرها إذا كانت تقل عن 50 مترا.
الفوائد المتوقعة من التحسين: توفير مبلغ لا يقل عن 240 ألف ريال سنوياً.
تقليص الوقت اللازم لإصلاح أعطال الجهد المنخفض وإصلاح العطل في نفس اليوم، واستخدام أغطية الكابلات يسهم في تقليص مخاطر تواجدها ممدة على الأرض دون حماية.
السلف النثرية.. والبطاقات الذكية
المالية ــــ الخزانة ـــ القطاع الشرقي
مدير العملية: أحمد عبد الله الملا
قائد الفريق: سامي عبد الله المرشود
الأعضاء: ناصرعبيد العتيبي، علي هلال بوسبيت، عبد المجيد خالد بوعلي، محمد سعد الدوسري، علي سلمان آل شبر وحسن علي درويش.
وضع العملية قبل التحسين: عملية إصدار البطاقات مركزياً يتطلب وقت أطول للتنسيق بين الإدارات مع البنك الأهلي.
423 بطاقة هو عدد البطاقات المسبوقة الدفع والمصدرة لأصحاب السلف النثرية موزعة على الأنشطة مما يتطلب وقت وجهد لمتابعتها.
وضع العملية بعد التحسين: إلغاء الطريقة المتبعة حالياً لعملية إصدار البطاقات بحيث يكون التنسيق مباشرة بين إدارات العمليات والمتابعة لمناطق الإعمال مع البنك الأهلي التجاري.
تقليص عدد البطاقات المصدرة للإدارات وخاصة البطاقات غير المستخدمة، ومن المتوقع إلغاء 153 بطاقة، وإعادة مبالغها البالغة 619.2 مليون إلى حساب الشركة.
التحسينات والابتكارات:
الهدف: تم حذف دور إدارة عمليات الخزانة.
التبسيط: تم تبسيط الإجراءات بشكل جذري واختصارها مع تحقيق الهدف المطلوب في الوقت نفسه.
إعادة التنظيم والترتيب: تم إعادة جدولة الإجراءات بشكل جذري واختصارها مع تحقيق الهدف المطلوب في الوقت نفسه.
الفوائد المتوقعة من التحسين: التوفير في وقت إصدار البطاقات واختصار الإجراءات.
تحسين آلية إصدار وتطبيق المعايرات الرقمية
النقل ـــ الشبكة المترابطة ـــ صيانة محطات النقل ـــ الوسطى
مدير العملية: ناصر صالح العقيلي.
قائد الفريق: محمد عبد العزيز التخيفي.
الأعضاء: يوسف الشريف عبد الله، عبد الله عبد العزيز الزومان، أحمد عبد الحميد ينبعاوي وعبد الرحمن عبد الله الخضيري.
نطاق العملي: صعوبة إصدار وتطبيق المعايرات الرقمية.
وضع العملية قبل التحسين: المعايرات المصدرة على ملفات الورد غير قابلة للتطبيق على المرحلات الرقمية، قلة الموظفين المتعاملين مع المرحلات الرقمية،التغيير والتحديث المستمر على فترات زمنية قصيرة للمرحل الرقمي.
وضع العملية بعد التحسين: المعايرات المصدرة يسهل تطبيقها مباشرة في المرحل الرقمي من خلال استخدام برامج المصنعين المخصصة لإصدار المعايرات، ارتفاع نسبة وكفاءة المتعاملين مع المرحلات الرقمية، وجود معايرات قياسية يتم تعديلها حسب احتياجات كل مشروع.
أهم مقاييس التحسين في العملية: تهدف هذه التحسينات إلى التسهيل وتقليل الوقت اللازم لإصدار وتطبيق المعايرة الرقمية.
الفوائد المتوقعة من التحسين: الحفاظ على الوقت بتقليل الوقت اللازم لإصدار وتطبيق المعايرات بنسبة 30 في المائة، تقليل من الأخطاء عند تطبيق المعايرات الرقمية، تقنين أنواع أجهزة الحماية المعتمدة، تقليل الحاجة إلى المعاملات الورقية والاعتماد على المراسلات الإلكترونية.
تحسين إجراءات اختبار الحماية للغلاية
التوليد ـــ محطة توليد غزلان ــــ الشرقية.
مدير العملية: سامي محمد عبد الرحمن الطحيني.
قائد الفريق: يحيى إبراهيم محمد الصيرمان
الأعضاء: أحمد مسفر سعد الدوسري، جيبي جوزيف، إبراهيم عبد الخالق أحمد الغامدي، حسن مهدي عبد المحسن الليف وهشام السيد إمام محمود.
وضع العملية قبل التحسين: كانت العملية تستغرق يومين عمل كاملين مع وقت إضافي بمعدل ساعتين لكل يوم، كما هو مقرر من قبل الشركة المصنعة، وإضافة إلى ذلك كانت تتطلب العملية 12 موظفا لإنجازها باستخدام عديد من أجهزة المعايرة مع وجود بعض الخطوات المكررة.
وضع العملية بعد التحسين: أصبحت العملية تنجز في يوم عمل واحد وبدون وقت إضافي، وأصبح عدد الموظفين لإنجاز العملية ستة موظفين.
أهم مقاييس التحسين في العملية: التوفير في إنتاج الطاقة عن طريق تقليص مدة الصيانة الدورية للوحدات 3.3 مليون ريال.
التوفير في كمية العمل الإضافي 16.3 ألف ريال سعودي.
التحسينات والابتكارات: معايرة الأجهزة المرتبطة بالعملية باستخدام أجهزة المعايرة مسبقا, أما خلال العملية فيكتفى بعزل الإشارة للتأكد من فعاليتها.
إعادة صياغة خطوات العملية بعد حذف الخطوات المتكررة.
استخدام نظام سريع وحديث خلال إجراء العملية لمحاكاة الأجهزة AMS.
الفوائد المتوقعة من التحسين: التوفير المالي الكبير، حيث يرتبط تشغيل الوحدة وإدخالها في الشبكة بالانتهاء من عملية الاختبار مباشرة.
تحسين تطبيق إجراءات الحوادث
الخدمات - النقليات العمليات - الوسطى
مدير العملية: خالد محمد الطليحان
قائد الفريق: سالم عبد الله الدوسري
الأعضاء: سعد عبد العزيز الدريبي، عبد الرحمن سعد المهيزع، موسى محمد الجطيلي، بدر سليمان الروكان، حسام إبراهيم الفواز، وسليمان إبراهيم الرويسان.
وضع العملية قبل التحسين: تم اعتماد إجراءات الحوادث في قطاع النقليات، وحين تطبيق هذه الإجراءات واجهتنا بعض الصعوبات التي لا بد من دراستها.
وضع العملية بعد التحسين: تم التغلب على هذه الصعوبات بحيث تم اختصار الوقت والجهد بنسبة 80 في المائة يستطيع معه المستهدف من الخدمة تفادي التأخير الحاصل من قبل.
أهم مقاييس التحسين في العملية: الوقت 80 في المائة، التكلفة المالية 38.7 ألف ريال.
الجهد المبذول 60 في المائة تقليل الإجراءات.
التحسينات والابتكارات: تصميم برنامج إلكتروني يقوم بمتابعة الحوادث والمعاملات الإلكترونية والتقارير اللازمة والخاصة بالحوادث، ما قلل معه نسبة الوقت إلى 80 في المائة من السابق، إعادة توزيع الأدوار الوظيفية، وتحديد عمل كل دائرة، حسب الإجراءات المعتمدة، حث الإدارات المستفيدة من خدمات النقليات على سرعة التجاوب مع نظام إعادة المركبة المعدة بعد الإصلاح.
الفوائد المتوقعة من التحسين:
تم الخروج بتوصيات أتت بمردود مالي وإقلال من الوقت والجهد المبذولين لعملية تطبيق الإجراءات سابقاً، ما أتاح زيادة في الإنتاجية.