ضعف أداء الموظفات في كتابة تقارير العمل يقلل من تقييمهن الوظيفي

يعتمد المديرون والمسؤولون في تقييمهم لأداء الموظف على تقارير العمل التي يعدها عن عمله، ويعد هذا "التقرير" مسألة في غاية الصعوبة على الموظفين الجدد، أولا لافتقادهم المبادئ الأساسية لكتابة التقرير، بالإضافة إلى صعوبة حديث الشخص عن أدائه وإنجازاته.
ورغم حيوية تلك المهمة تواجه الموظفات الجدد على وجه الخصوص في مجال العمل صعوبة في أداء وكتابة التقارير، وفي هذا السياق عبر لـ "المرأة العاملة" العديد من الموظفات في القطاع الخاص عن استيائهن من عدم تقديم الشركات دورات تأهيل للموظفات في هذا المجال على غرار القطاع الحكومي، قائلات إن العاملات على وجه الخصوص مغيبات عن تلك الدورات، وهو ما يقلل كثيرا من تقييمهن الوظيفي.
وأشارت الموظفات إلى أهمية تزويدهن بتلك المهارة قبل الحكم على أدائهن من خلالها، أو التوقف على الاعتماد على التقارير المكتوبة دون النظر إلى الأداء الفعلي، منوهات بأن البعض يستطيع كتابة تقرير طويل ومملوء بالأعمال وهو في الحقيقة لم يفعل شيئا يذكر, في الوقت الذي يفتقد فيه البعض القدرة على التعبير حتى ولو كان عمله مميزا.
و تشير الدراسات إلى أن مدى جودة الموظف في العمل يؤثر فقط بنسبة 10 في المائة فقط على تقييمه الوظيفي، بينما تحتل طريقة تسويق الموظف لإمكانياته وعرضه ما قام به نسبة 60 في المائة، وتأتي شخصية الموظف في المرتبة الثانية بنسبة 30 في المائة.
وفي هذا السياق يشير الدكتور عجلان محمد الشهري، أستاذ التعليم والتقنية المساعد والمشرف الفني على برامج التعليم التجاري، في معهد الإدارة العامة، إلى المبادئ الأساسية لكتابة تقرير العمل، كالقدرة على تحديد موضوع التقرير بدقة من خلال قدرة كاتب التقرير في التعرف على الموضوع وتحديده بدقة متناهية، حتى يستطيع أن يكتب تقريرا فاعلا.
وبين الشهري أن التقرير يختلف في كتابته إذا كان موجهاً لمسئول رجل أو امرأة، لأن من أهم مهارات التقرير القدرة على فهم وتحليل القارئ، وذلك للوصول إليه بيسر وسهولة، وبالتالي فإن الكتابة للمرأة من الضروري أن يسبقها تحليل نفسيتها من عدة أبعاد مختلفة منها عملية وعلمية ونفسية واجتماعية حتى يمكن تحقيق ما يعرف بالاتصال الفاعل في بيئة العمل وبالتالي التبليغ بالمعلومة أو الإقناع للقارئ.
وأرجع الشهري غياب مهارة كتابة التقارير لدى العديد من الموظفات لاعتمادها على أسس وقواعد فنية تفتقدها الموظفات، بالإضافة إلى ضعف كبير في التدريب في هذا الجانب، رغم كونه من المتطلبات الأساسية لغالبية الوظائف، بالإضافة إلى جانب يتعلق بالتعليم ومخرجاته، فقد تعود النشء في مراحل التعليم العام أن يكتب موضوعات بسيطة ومحددة ومكررة ولم يعود النشء على كتابة موضوعات إبداعية أو عمل مقارنات أو نقد أو جانب وصفي أو تحليل، وبالتالي فإن تلك المهارة لم ترسخ من البداية لدى الجميع وعلى ذلك يلتحق الموظف بالوظيفة أو بسوق العمل وهو يفتقد لتلك المهارة في عملية الوصف أو التحليل أو النقد أو المقارنة.

أهمية كتابة التقرير وطريقته
من جهتها تشير نبيلة يغمور، متخصصة في كتابة التقارير، أن التقرير المكتوب هو وسيلة حفظ عمل الموظفة، وإبراز أدائها عند مديريها قائلة إن مشكلة بعض الموظفات اعتقادهن أن العمل المهني فقط هو السبب في التقييم، إلى أن الواقع يؤكد أن المدير لا يشعر بصعوبة ما قامت به الموظفة وما أنجزته إذا شاهد العمل في صورته النهائية فقط، دون أن يعرف تفاصيل العمل وخلفياته، من خلال التقرير المكتوب وليس الشفهي الذي لا يغني عن المكتوب بأي حال من الأحوال بحسب رأيها.
وأضافت" من الضروري تثقيف الموظفات لنفسهن ذاتيا من خلال الانترنت لاكتساب تلك المهارة التي يتطلبها نجاحهن في العمل، وتفتقدها البرامج التدريبية في الوقت الراهن، إن أهم ما يجب أن يشتمل عليه التقرير الوضوح وسهولة الفهم والإيجاز، وأن يغطي بالكامل كافة جوانب الموضوع، وأن يكون دقيقاً يحتوي على معلومات صحيحة وواضحة، لأنك تنقلين الحقيقة بكل أمانة".
وأشارت يغمور إلى أهم ما يجب أن يحتويه التقرير هي صفحة العنوان بحيث تشتمل على العنوان، والجهة المقدم إليها، واسم معد التقرير والتاريخ، ويُفضّل أن تكون صفحة العنوان على غلاف متين، وأن يكون حجمها متناسباً مع حجم الورق الموجود داخل التقرير ومقدمة التقرير التي توضح الهدف من التقرير والمشكلة التي يبحثها، والمكان، والزمان، والجهة التي طلبت إعداد التقرير، بالإضافة إلى منهجية التقرير، وهي الطريقة التي تم فيها إعداد التقرير، أي هل كانت مشاهدة أم مقابلة أم مراجعة وثائق.
التقارير الشفهية
وأوضحت يغمور أن التقارير الشفهية لا تغني عن التقارير المكتوبة من ناحية إمكانية توزيعه على أكثر من شخص، وبالتالي تنقل المعلومة لمجموعة من الأشخاص الذين قد يكونون موجودين في أماكن مختلفة، إلى جانب إمكانية قراءته في أي وقت والرجوع إليه.
ونصحت الموظفات بالاستفادة من الإنترنت، ليكون التعليم ذاتيا نحو تطوير أنفسهن، مشيرة إلى أن الدورات للسيدات في كتابة التقارير غير رائجة رغم أهميتها، متطرقة إلى البنود اللازمة لزيادة فعالية التقرير كالقدرة على التفكير المنطقي، والقدرة على الاستنتاج والربط بين الأمور، والقدرة على التفسير وتبسيط الأفكار، والقدرة على التعبير والصياغة واختيار الألفاظ المناسبة، والتمكن من قواعد اللغة والإملاء.
وأضافت" إن غياب هذه المهارات، وعدم تنميتها قد يؤدي إلى فشل الفرد في أداء عمله، فقد تكون الفكرة صائبة أو التوصية صحيحة أو الاقتراح في مكانه المناسب، ولكن إذ لم يكتب التقرير بالشكل المناسب ، فقد يرفض ويعود بالضرر على الموظفة وبيئة عملها".