طفايات حرائق الأعمال

|

آلاف من الأنشطة التجارية والصناعية وغيرها من الأنشطة الاقتصادية تبدأ سنويا، ويغمر أصحابها الحماس والأمل لتحقيق النجاح، ومن ثم تنمية وتعظيم هذه الأعمال، وفي نشوة العمل ينسى أو يجهل الكثير تأسيس وتصميم السياسات والإجراءاتPolicies, Processes and Procedures الخاصة بالعمل، أو يعتقد أنه لا أهمية لها، وهذا واحد من أهم الأسباب لفشل كثير من المشاريع التجارية.
تعمل السياسات وإجراءات العمل كعمل طفايات الحريق للمباني، فعند وقوع أي حوادث حرائق يستطيع أي موظف أخذ طفاية الحريق والعمل على الإطفاء، أو كعمل جدار الحماية ضد الأخطاء والمشكلات، فلذلك هي في غاية الأهمية، بل يجب أن تؤسس وتدون قبل بدء العمل وانطلاقه، تنبع أهمية تدوين وكتابة السياسات والإجراءات الجيدة ومن ثم تطبيقها من عدة أمور:
أولا: السياسات والإجراءات "السليمة والجيدة" تعمل على تقليل الأخطاء، حيث توجه وترشد هذه الإجراءات الموظفين إلى كيفية عمل كل شيء بالطريقة الصحيحة والمطلوبة، فيتم إلغاء الاجتهادات والارتجالية، وتمنع الارتباك والحيرة في العمل.
ثانيا: تحفظ الوقت، عند وجود الإجراءات يتم عمل كل شيء دون تضييع الوقت في التساؤل حول كيفية عملها، وعقد اجتماعات لإيجاد طريقة للتعامل مع المشكلات اليومية، فيكتفى بكل سهولة بالرجوع إلى كتيب الإجراءات، واتباع ما تنص عليه الإجراءات.
ثالثا: تزيد الكفاءة في العمل، فلا تجب إعادة اختراع العجلة، فكثير من العمليات لها إجراءات عمل مطبقة لدى كثير من المنشآت بنجاح وكفاءة، فكل الذي يلزم هو نقلها إلى الشركة الجديدة.
رابعا: وجود إجراءات عمل "مطبقة" تزيد من الشفافية في العمل، فلا يوجد أي إجراء غير واضح أو يبقى سرا من قبل صاحبه حول كيفية القيام به.
خامسا: تعمل الإجراءات على تقليل الوقت والجهد والتكلفة في التدريب، خصوصا للموظفين الجدد.
سادسا: من شأن تطبيق الإجراءات بشكل صحيح أن يعطى نتيجة واحدة لكل عمل، خصوصا في المنتجات والخدمات، فلا يتوقع أن تظهر نتيجة مختلفة عن الأخرى، إذا طبقت الإجراءات نفسها، وبالتالي يتم الحفاظ على الجودة.
سابعا: تعطي الإجراءات القوة والثقة لكل الموظفين الذين يقومون بها، فهم في النهاية يقومون بما ترشدهم به هذه الإجراءات ودون الخوف من الوقوع في الأخطاء أو القيام بأي اجتهادات قد تخطئ أكثر من أن تصيب.
ثامنا: تساعد الإجراءات على تحديد الأخطاء، وكذلك تحدد من المسؤول عن وقوعها وفي أي مرحلة حدثت، عبر تتبع سلسلة الإجراءات وقوائم التدقيق والتسليم والتسلم وغيرها من الإجراءات التي تضبط مثل هذه الأمور.
أخيرا تعمل الإجراءات بشكل رئيس على المساعدة في الوصول إلى المستهدفات للشركات سواء الزمنية أو الكمية أو النوعية، وإذا لم تخدم هذا الهدف فهي بكل تأكيد سياسات وإجراءات رديئة وفيها خلل كبير، وهنا يجب التحذير من هذه الإجراءات التي تعد بطريقة سيئة وغير عملية فهي تعطي بالضبط نتائج عكسية.
في الحقيقة لولا سياسات العمل والإجراءات فلا يمكن لأي عمل أن يكبر وينمو بطريقة صحية وسليمة، فعلى سبيل المثال، في قطاع المطاعم لا يمكن لمطعم ذي فرع واحد أن يكبر ويتوسع دون أن يملك سياسات وإجراءات عمل واضحة، تصف على سبيل المثال كيفية إعداد كل طبق من ناحية المواد المستخدمة، نوعها، مقدارها، ومن ثم وصف دقيق لطريقة عملها، حيث لو غاب الطباخ الرئيس عن العمل يستطيع أي مساعد له أن يحل محله عبر تطبيق الإجراءات، وفي الوقت نفسه، لو أراد المطعم التوسع وفتح فرع آخر فلا يمكن للطباخ الوجود في المكانين، فلذلك وجود كتيب لإجراءات الطبخ مع الوصفات وعمل تدريب لمدة معقولة كفيل بتطبيق جودة هذه الأطباق نفسها في الفرع الجديد، دون وجود الطباخ الرئيس، وعلى هذا قس بالنسبة إلى الامتياز التجاري الذي يعمل به كثير من الشركات، فلولا وجود سياسات وإجراءات عمل واضحة ومفصلة "مكتوبة" لكل شيء في المطعم، فلا يمكن لمطعم عالمي مشهور أن ينتشر حول العالم بكل سهولة، فكتب السياسات والإجراءات لديه تشمل كل شيء ودون استثناء، من التوريد والتحضير والتنظيف والموظفين وغيرها من جوانب العمل، وبفضل هذه الإجراءات الواضحة والصارمة نجد أن طعم وجودة أي وجبة لديهم لا يمكن أن يختلف من بلد إلى آخر، ولا الخدمة نفسها تختلف، كذلك شركات الطيران، فلولا تطبيقها الصارم للإجراءات المتبعة في الصيانة والمراجعة وقائمة التأكد التي يقوم بها الطيار في كل مرة يركب فيها الطائرة لحصل كثير من الحوادث والمشكلات، ولذلك عبر تطبيق هذه الإجراءات استطاعت شركات الطيران تخفيض الوقت والجهد والمال جراء أي أعطال قد تكون سببا لحوادث كبيرة وقاتلة.
ختاما السياسات والإجراءات لا تطبق فقط في العمليات بل في كل الإدارات، ومنها المالية، فيجب أن تتبع الإدارة المالية إجراءات عمل واضحة وصارمة لكي تمنع حدوث أي مشكلات مالية أو اختلاسات وبالتالي ضياع لحقوق الشركات، وفي النهاية قد تنكشف الشركات على مشكلات تقضي عليها تماما، ولعل القصص في هذا المجال كثيرة، إذن يا ريادي الأعمال والتجار ورجال الأعمال لا تنسوا وضع طفايات الحرائق في شركاتكم.

إنشرها